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Aproximación a la gestión del tiempo

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Aproximación a la gestión del tiempo

Si tienes un caballo de batalla en tu vida como comercial es la gestión de tu tiempo, ese activo intangible de altísimo valor que dará la medida de tu productividad comercial.

Un día tiene 24 horas y como comercial debes encontrar la forma de organizar tu trabajo con el fin de maximizar tu productividad y reservar tiempo libre para poder dar espacio de expresión a tu vida personal, incluyendo por supuesto, tu descanso.

Generalmente la gestión del tiempo se centra en esas herramientas de gestión o metodologías que te pueden ayudar a poner las bases para lograr una buena optimización, pero esas herramientas generalmente olvidan un aspecto fundamental y es que cada comercial es un ser humano diferente y por ese motivo necesitarás conocer la mayor cantidad posible de ellas para amoldarlas a tu conveniencia según tu propio momento y situación.

Con esta entrada quiero intentar acercarte no solo la mayor cantidad posible de esas herramientas y de su forma de utilizarlas sino también una aproximación a como hacerlas tuyas para que logres maximizar tu potencial.

LA GESTIÓN DEL TIEMPO EMPIEZA DENTRO

1. El Equilibrio que debemos aspirar a ser

El ser humano atesora ocho dimensiones de vida, roles que necesita mantener más o menos equilibrados para poder aspirar a sentirse sano psicológica y físicamente, desequilibrarlas unas en detrimento de otras generalmente tiene consecuencias graves en nuestra salud física y mental.

Esas dimensiones son:

Dimensión Profesional: es la que generalmente tiene que ver con nuestro trabajo, suele ocuparnos más o menos una tercera parte de nuestro tiempo.

Dimensión Física: esta dimensión tiene que ver con nuestro cuerpo y como cuidamos de él, hay que tener en cuenta que solo tenemos un cuerpo para vivir nuestra vida y por lo tanto, necesitamos cuidar lo mejor posible de él a través de una alimentación saludable, ejercicio físico y el suficiente descanso.

Dimensión Social: esta dimensión tiene una gran importancia para el comercial y suele compaginarse con la dimensión profesional durante el horario laboral, aunque nuestro networking no debe restringirse a ese tiempo, mantener las amistades en otros ámbitos de nuestra vida nos ayudará a sociabilizar y tiene innumerables beneficios en todos los ámbitos de nuestra vida.

Dimensión Emocional: en este caso estamos ante una de las dimensiones más importantes para un comercial, aprender a evaluarse emocionalmente y trascender aquellas emociones que no te ayuden a lograr tus objetivos personales y profesionales será uno de los mejores aprendizajes que puede adquirir un comercial y sin duda, al adquirirlo, un profesional pasa de ser junior a senior.

Dimensión Intelectual: los comerciales son profesionales que precisan formarse de forma continua, por lo que atender a esta dimensión tiene que ver con promover tu autoformación, preferiblemente multidisciplinar y orientada no solo a satisfacer la inquietud y la curiosidad por adquirir nuevos conocimientos, sino también con el objetivo de ser cada vez más efectivo a la hora de atender a tus clientes.

Dimensión Económica: se decía antiguamente que los comerciales eran como mercenarios que solo se veían motivados por el dinero, quizá esta imagen del comercial excesivamente ambicioso ha sido una de las creencias que más daño ha hecho a esta maravillosa profesión; la ambición económica está muy bien y puede ayudarte a impulsar tus ventas, pero nunca olvides mantener un equilibrio.

Dimensión espiritual y ambiental: son otras dimensiones que, siendo vitales para un ser humano, pueden tener un impacto menor en la vida de un comercial aunque puede ayudar a atenderlas reservar espacios de tu tiempo para mantenerte en contacto con la naturaleza, meditar, hacer retiros, etc.

   Recuerda, cada una de estas dimensiones necesita de un tiempo para poder desarrollarse y aparcar cualquiera de ellas para darle preferencia a otra de forma excesiva, suele acarrear consecuencias que a la larga acabarán pasándote factura.

2. Las Emociones como vía de comunicación:

   La gestión emocional es vital para cualquier comercial, nuestro día a día es una montaña rusa de emociones en la que puedes pasar de tocar el cielo a desear que te trague el suelo en un minuto; saber identificar las propias emociones te permitirá mantener un estado de serenidad que es con el que mejor podrás encarar tu trabajo.

   Ya he comentado en otras entradas que algunas emociones pueden darnos pistas de que las cosas no van bien, y es en ese momento cuando debemos preguntarnos cual es el origen de esa emoción y buscar una solución lo antes posible. Si en nuestro rol como profesionales sentimos estrés, esto nos indica al menos, que nuestra gestión del tiempo y capacidad de resolución de problemas está desenfocada. 

   Puedes encontrar más información sobre gestión emocional en mi Diccionario Emocional.

3. Los Valores como tu propia «Dirección Comercial»:

   Nuestros valores son el volante con el que damos dirección a nuestras decisiones, ya sean estas conscientes o inconscientes, trabajar para saber cuáles son nuestros valores personales, los valores dentro de nuestro equipo y los valores organizacionales, es fundamental para poder tomar las decisiones que serán la base en la gestión de nuestro tiempo. En la actualidad la venta está girando hacia un modelo basado en valores, tanto propios como compartidos.

   Puedes bucear un poco más sobre Venta basada en Valores en mi post: Venta por Valores y Customer centric.

   En cualquier caso, si eres comercial profesional debes contar al menos con estos cuatro entre tus diez valores fundamentales y si no lo están, deberás trabajar para incorporarlos:

Responsabilidad: Ser responsable tiene que ver con ser protagonista de tu vida con tus decisiones, es escapar de las excusas para abrazar las consecuencias como vía para encontrar tu camino. Sin ser parte del problema, no puedes aspirar a ser parte de su solución.

  

Compromiso: Estar comprometido tiene que ver con una decisión fundamental que debes tomar, darlo todo siempre, aun cuando no te sientas del lado de la mayoría, confiando en que son otros los que puedan estar en lo cierto. Compromiso tiene que ver con esfuerzo y acción orientada a resultados.

  

Proactividad: Ser proactivo no es nombrar el problema o sus consecuencias, es buscar e incluso implementar soluciones. Es formarte, proponer, dar ejemplo y liderar desde la posición que ocupes. Ser proactivo tiene que ver con acciones más que con palabras.

Asertividad: Ser asertivo es defender tu posición en base a quién eres y que necesitas, tiene que ver con tus sueños y objetivos, tiene que ver con límites y con empatía, con negociación, pero desde una base inquebrantable de defensa de lo que sabes que es justo. Es bailar con el no, con la incertidumbre y con el miedo, para construir escaleras que te encumbren más allá de tus propios límites.

4. Los Objetivos, eso para lo que te levantas por la mañana

   En nuestro trabajo como comerciales, debemos ejecutar los objetivos estratégicos de venta, en ellos está el propósito de nuestra compañía, generalmente nos llega en forma de números, aunque detrás de ellos debería existir siempre un beneficio no solamente económico, sino también social y medioambiental, ese propósito será el norte magnético que nos revelará el sentido de nuestras acciones comerciales.

    Esos objetivos deberían ser congruentes con los objetivos que tú mismo te hayas propuesto y que juntos, sustentarán quién eres y te guiarán hacia quien quieres ser.

LA GESTIÓN DEL TIEMPO SE VE FUERA

   Ya tenemos todas las herramientas internas que necesitamos para ponermos manos a la obra:

  • Búsqueda del equilibrio en todos los ámbitos de nuestra vida.
  • Gestión emocional que nos permita tomar conciencia de cómo estamos.
  • Valores como la herramienta que nos marca la dirección hacia nuestro propósito.
  • Objetivos que nos indican el sentido hacia donde necesitamos trabajar.

   Ahora llega el momento de bucear en las herramientas de gestión de tu tiempo.

Las herramientas y metodologías de gestión del tiempo

Llega el momento que probablemente estabas esperando, ese momento “tangible” en el que aterrizar las tareas que te llegan a través de las múltiples vías y que necesitas gestionar de la forma más ágil posible.

  1. Guías para la toma de decisiones
  2. Vaciar las bandejas de entrada
  3. Crear una lista de tareas
  4. Calendarizar
  5. Los frenos
  6. Otras herramientas
  1. GUIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES

   La gestión del tiempo va de tomar decisiones, va de poner tu atención a unas cosas en detrimento de otras, y decidir en base al valor de tu tiempo que acciones que necesitas tomar para alcanzar tus objetivos.

   Los objetivos serán sin duda muy ambiciosos, si hablamos de números, las cifras de primeros de año suelen parecer inalcanzables, pero como decía aquel, “no puedes pretender comerte un elefante en un solo bocado” así que el primer paso es :

 Trocear el objetivo

   Quizá una de las primeras y más importantes decisiones que necesitas tomar es la de partir tus objetivos en partes más abordables, esas partes deber «cortarse» según aquellos pasos que sabes que inevitablemente va a hacerte lograr tu objetivo, para ayudarte a saber por donde «cortar» cuentas con la famosa

La ley de Pareto

   Esta es una de las metodologías más usadas también llamada Ley del 80/20, esta ley muy conocida en el mundo del management te aplica directamente como comercial y dice que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus acciones.

   Siento decirte que la clasificación de tus clientes es un paso vital en tu ejecución comercial, no todos los clientes necesitan ser atendidos de la misma forma, y posiblemente por ahí que se te está yendo ya el 80% de tus esfuerzos (y de tu tiempo).

   Con esta sencilla acción (saber que clientes son los que te ofrecen ese 80% de resultados con solo el 20% de tu atención) puedes provocar un incremento enorme en tu productividad y liberar enormemente tu agenda. 

   No olvides nunca que es mucho más fácil vender más a quién ya vendes que generar un nuevo cliente.

La ley de Pareto no es la única metodología para ayudarte a generar esos objetivos intermedios, puedes usar también tendencias en tus mercados, noticias sobre innovación, comentarios de los Top Voice en tu sector, proyectos a corto, medio y largo plazo de tus clientes, etc.

   Es aquí donde la información te puede ayudar más, y quizá la IA pueda aportarte más valor en tu trabajo, permitiéndote estar más fácilmente al día de tendencias, noticias y novedades de tus clientes

 Lo necesito para ayer: La esclavitud de la urgencia

Uno de los mayores peligros que acechan a tu productividad como comercial es el de trabajar sobre la urgencia, y para eso ya hace mucho tiempo que Dwight D Eisenhower puso de moda su famosa matriz para tomar conciencia de la forma en como nos afecta no saber distinguir lo importante de lo urgente.

 Cuando caemos en la gestión por urgencias, ponemos nuestra prioridad en gestionar aquellas tareas que sabemos que son urgentes, ese adjetivo está grabado a fuego en el ADN del comercial que cree que su valor está en la resolución inmediata de las urgencias de sus clientes, sin pararse a pensar si las mismas le están acercando o alejando de sus objetivos.

 Nuestros valores y nuestros objetivos deben marcarnos la dirección y el sentido de nuestras acciones, eso quiere decir que con ellos debemos saber discernir cuales de esas tareas son importantes y cuales son solo urgentes.

   Las tareas ni urgentes ni importantes deben ser directamente desechadas ya que son la puerta de entrada a la procrastinación.

   Aquellas que son urgentes pero no importantes, deben ser delegadas.

   Evidentemente debemos centrar nuestro trabajo en aquellas importantes, y dentro de ellas priorizar las urgentes con el objetivo de atenderlas todas para después,  de forma ya sistemática ir atendiendo el resto hasta acometerlas todas.

    Un profesional altamente cualificado, nunca trabaja en lo urgente, generalmente se centra en lo importante, porque sabe que así evita que algo importante acabe en la casilla de lo urgente, (es ahí donde se pierden o ganan los clientes ).

   Echa un vistazo al famoso cuadro sobre la toma de decisiones de la gestión del día a día basado en la Matriz de Eisenhower.

Matriz de Eisenhower

         2. VACIAR LAS BANDEJAS DE ENTRADA

   Si te encuentras en una gestión por urgencias, que es la más común en el mundo comercial, lo que más te va a limitar para empezar a gestionar tu tiempo es el caos en el que te has metido. A ver si te suena de algo:

  • Centenares de correos en tu bandeja de entrada.
  • Montones de papeles en tu escritorio.
  • Cajones del despacho desordenados.
  • Tickets de gastos en los bolsillos de tu chaqueta, en el coche, en tu cartera o bolso, en la funda de tu móvil.
  • Sustos durante tu tiempo libre al acordarte de algo urgente que olvidaste gestionar.
  • Calendario sin utilizar y lista de tareas vacías.
  • Mensajes en tus redes sin contestar, Linkedin, Whatsapp, Correo personal.
  • Gestiones personales sin ejecutar, como pago de multas, tributos penalizados, cargos bancarios excesivos, etc.
  • Falta de sueño, exceso de café y/o tabaco, mal humor, sobrepeso.

   Ante este panorama, lo que suele ocurrir es que te abruma tomar el control de la situación y lo que te pide el cuerpo es abandonar antes de empezar, aunque la solución ya la hemos visto antes:

 Trocear el objetivo.

Vamos a por ello:

1ª Tarea a realizar – Apuntar en un papel todas las bandejas de entrada que estas usando.

   Una bandeja de entrada es todo aquel lugar al que te entran tareas por atender, te pongo algunos ejemplos, quizá algunos te llamen la atención:

  • Bandejas de correo de todas tus cuentas de email tanto personales como profesionales.
  • Mensajería de redes sociales.
  • Vaciabolsillos de tu casa y/o trabajo.
  •  Memoria.
  • Bolsillos de tu ropa.
  • Teléfonos móviles.
  • Correo ordinario.
  • Otras bandejas como los bolsillos y cajones de tu coche, de tu despacho, del aparador de la entrada de tu casa.
  • Bandejas del trabajo.
  • Agenda, listas de tareas y aplicaciones de toma de notas en móviles y/o tablets.
  • Aplicaciones de equipo como Teams.
  • Post-it

   2ª Tarea a realizar 

   De cada una de esas bandejas pasa a papel todas las tareas que tengas pendientes y haz un montón con todo ello, o bien haz un listado de todas ellas en formato digital, lo importante es tenerlo todo en un único lugar. Es hora de empezar a tomar decisiones elije solo entre 5 y 10 bandejas de entrada, cuantas menos mejor, y cierra el resto. Comunícalo a tu entorno para que empiecen a utilizar solo aquellas que has decidido atender.

        Ejecutar la regla de los dos minutos

   Si, ya sé que aún no hemos hablado de como acometer esa enorme lista de cosas por hacer que ahora tienes pendiente, para poder hacerte con ella debes aprender a manejar dos nuevas herramientas:

  • La lista de tareas
  • El calendario

   Cada una de esas tareas que tienes entre manos debe pasar ahora un filtro:

  • En un primer paso el filtrado debe ser rápido y tiene que ver con el cuarto cuadrante: Descubrir cuales de esas tareas no son ni urgentes ni importantes. ¿Qué debes hacer con ellas?  Echarlas a una papelera, si, olvídate de ellas, enloquece y empieza a acostumbrarte a tomar decisiones rápido. Si no es ni urgente ni importante, deshazte de ello ahora, sin miedo.

Tras ese primer filtro probablemente te hayas quitado entre un 40 y un 60% de tus tareas, propaganda, citas vencidas, papeles obsoletos, spam, etc.

  • Llega el momento de un segundo paso; a las que te hayan quedado pendientes: las urgentes pero no importantes, aquellas que puedes delegar, dale un repaso y delega, recuerda, delegar no significa olvidarte de ellas, significa traspasar la tarea con todos los datos necesarios y una fecha de seguimiento y otra de ejecución. Recuerda que si puedes delegar significa que eres el responsable, pero para ti no es importante. Con estos dos filtros seguramente te habras podido quitar ya cerca de un 80% según la Ley de Pareto.

Después de este segundo paso tu lista se ha debido reducir de forma muy muy importante, llega el momento clave:

  • El tercer paso es suma importancia, debes tomar una decisión con cada tarea, todas ellas son importantes, algunas serán además urgentes y otras no, por tanto, todas te tocará gestionarlas según este orden según su grado de urgencia.

§  Paso 1 – EJECUTAR: Decide si la puedes abordar en menos de dos minutos, si es así, hazla en ese mismo momento.

§  Paso 2 – INDEXAR :  Si te va a llevar entre 2 y 10 minutos, trasládala a tu Lista de tareas pendientes. Pon prioridad alta a las más urgentes. Hablaremos de Listas de tareas más adelante.

§  Paso 3 – CALENDARIZAR :  Tras el paso 2 lo que te queda pendiente serán las grandes tareas, necesitas más tiempo de 10 minutos para terminarlas, debes ponderar más o menos cuanto tiempo, y debes calendarizarla también en función de su urgencia.

   Haz estos tres pasos con ese resto de tareas pendientes hasta que termines y repítelo tres veces al día, por la mañana a primera hora, a medio día y por la tarde, el resto del tiempo, dedícalo a ejecutar y no a mirar lo que entra en tus bandejas, avanza con tu trabajo y mantén tus bandejas de entrada siempre vacías.

         3. CALENDARIZAR, USANDO CALENDARIOS TRANSFORMABLES

   Ya has visto como se llena un calendario y una lista de tareas.

   Centrémonos ahora en los calendarios y listas de tareas de nueva generación, los calendarios tradicionales ya sean analógicos o digitales, constan de una vista mensual, semanal e incluso diaria donde podremos calendarizar en horquillas de tiempo, pero en la actualidad hay calendarios y listas de tareas digitales que son transformables y tienen enormes ventajas respecto a los tradicionales porque:

  • Son multiplataforma, los puedes usar en tu móvil, en tu tablet, pc e incluso reloj digital, es decir, lo puedes llevar siempre contigo.
  • Son sincronizables, es decir cuando en uno de los dispositivos tomas acción automáticamente se ve reflejada en el resto de dispositivos. No se pierden y siempre están actualizados.
  • Permiten el uso de etiquetas, es decir puedes etiquetar tus tareas en función de tus necesidades, para poder después filtrar según esa etiqueta, que además puede tener código de color e incluso guardar bajo contraseña.
  • Permite el uso de la voz, para guardar tareas sencillamente dictándolas.
  • Permite el envío de la tarea, es decir facilita su delegación, así como su seguimiento y feedback.
  • Son fácilmente localizables mediante el buscador y pueden archivarse una vez ejecutadas por si hay que usarlas más adelante.
  • Pueden visualizarse según una organización Kanban para una mejor toma de decisiones, muy útil cuando se acumulan muchas.
  • Permiten marcar tareas como privadas y usar los calendarios compartidos para convocar reuniones en función de la disponibilidad de los asistentes.
      Otros temas importantes a tener en cuenta en el uso de calendarios son:
 
Diferenciación por ámbitos de tu vida (incluso por colores), reservando tiempo en tu calendario para cada uno de ellos y colocando líneas rojas que nunca deben ser traspasadas.
 
Dejar espacios en blanco entre tareas de gran tamaño para traslados, imprevistos, o tiempos de descanso. También pueden usarse para avanzar con la lista de tareas de entre 2 y 10 minutos.
 
Calendarizar el fracaso, es decir reservar un espacio a tres, seis y nueve meses con el objetivo de retomar el sistema ante un posible abandono de este; si no lo abandonaste puedes usar ese tiempo reservado para darte un premio que puede definirse con anterioridad.
 

         4. LADRONES DEL TIEMPO

   Cuando eres capaz de avanzar en esta metodología de gestión del tiempo tu vida cambia, te sientes repleto de energía, sientes que estás en control y avanzando de forma real hacia tus objetivos, pero hay una serie de circunstancias que te pueden hacer descarrilar, probablemente no será de un día para otro, pero sin duda estarán presentes y provocarán problemas, así que lo mejor es conocerlos de antemano para poder identificarlos y actuar en consecuencia.

  • El primer ladrón de tiempo es el exceso de bandejas de entrada, recuerda tu elección e intenta por todos los medios mantenerte ahí e incluso reducir la lista lo máximo posible.
  • El segundo es la multitarea, está demostrado que la multitarea reduce la productividad y aumenta la tasa de errores. Focaliza.
  • El tercero es la mala toma de decisiones, lo importante acaba siendo además urgente ante una falta de atención adecuada.
  • El cuarto es la procrastinación, retrasar aquellas tareas que sabes que necesitas ejecutar por otras que te son más agradables.
  • El quinto son los hábitos negativos que provienen de la falta de equilibrio entre tus diferentes dimensiones como persona.
   Si conoces algún otro compártelo en los comentarios para añadirlo a la publicación.
  1. BIBLIOGRAFÍA

   Si quieres profundizar en este tema, te sugiero algunos de los títulos que he utilizado para realizar esta guía resumen de Gestión del Tiempo, pincha para comprar tu copia en Amazon, son enlaces de afiliado con los que cobraré una pequeña comisión que me ayudará a seguir compartiendo contenido de calidad para ti.

–Zen to Done de Leo Babauta

–Se más eficaz de David Allen

–Céntrate de Cal Newport

–Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

  de Stephen R Covey

–Como gestionar tu tiempo de Harvard Business Review

–El principio 80/20 de Richard Koch

–Bese ese sapo de Bryan Tracy

–4000 semanas, gestión del tiempo para mortales

  de Oliver Burkeman

–Make Time de Jake Knapp

         6. OTRAS HERRAMIENTAS

Existen otras herramientas que debes conocer y que iremos desarrollando en futuros post como son:

  • Blog de Notas.
  • Second Brain.
  • Técnica del Pomodoro.
  • Uso de Listas.
  •  Sketching
  • Gestores de contraseñas.
  • Bullet Journal
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Las 7 P del comercial

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Las 7´Ps del comercial

Tu actividad comercial es intensa, jornadas potentes repletas de incertidumbre y energía, donde de forma muy muy sencilla sabes que tarde o temprano, caerás en la gestión por urgencias y se te escapará entre los dedos, la estrategia propuesta a principios de año.

Informes y visitas que reportar, pedidos que gestionar, llamadas a realizar, incidencias y problemas que resolver, ofertas que pasar para el día de ayer, viajes y reuniones que preparar, y por supuesto los famosos correos electrónicos y sus correspondientes notificaciones.

Este es el caldo de cultivo en el que se desarrolla tu trabajo como comercial, y en este ambiente un poco caótico, se desarrolla tu día a día, de forma que eventualmente olvidarás que para desarrollar tus tareas y alcanzar sus objetivos, necesita enfocar tu trabajo para hacerlo suyo, evitando así perder las riendas, la dirección y tu toma de decisiones.

Hay ciertos síntomas que te pueden ayudar a darte cuenta de que es el día a día el que gobierna tu trabajo y no tú, es en ese momento cuando debes recuperar este post y poner su contenido en valor para ti.

Vamos con los síntomas:

  • Tus jornadas son maratonianas, muy extensas, casi interminables.
  • Te levantas por la mañana, arrancas tu ordenador y te cae una “cortina de emails” que te pones de inmediato a gestionar, pero a pesar de ello, se te acumulan en la bandeja de entrada, más de 50 correos.
  • Realizas tus visitas en base a los problemas que has de gestionar y no en base a tu estrategia y táctica comercial.
  • Retrasas tus informes porque no te da tiempo a ponerte con ellos.
  • Te sientes estresado, cansado, sin energía. No disfrutas tanto de tus ratos libres pensando en lo mucho que dejaste pendiente.
  • Olvidas la pasión por tu trabajo.

Con algunos de estos síntomas en tu vida como comercial, habrá llegado el momento de que pongas en marcha la Táctica de las 7 P para recuperar el control de tu trabajo.

Paso 1 – Parar

Una vez que eres consciente de que has caído en el agujero, lo primero que has de hacer es parar, detenerte, dedicar una jornada a reflexionar sobre cómo estás desarrollando tu trabajo y que resultados estas obteniendo, ya que habitualmente cuando trabajamos en la urgencia, solemos olvidarnos de lo importante y eso nos lleva a desatender a los clientes objetivo, que son justamente, los que te facilitan los resultados.

Esto no es nada fácil, es como ir a 150 por hora y pararte en seco en un arcén.

Cuando te centras en lo urgente, te olvidas de tu propósito y de tu valor diferencial, en la urgencia, nos confundimos con nuestra competencia, diluimos nuestro valor fundamental, nuestra diferenciación en el mercado y eso lo sufren de primera mano nuestros clientes.

Para, respira, reflexiona como estás en este momento, que clientes atiendes y cuales están desatendidos y porque, recupera tu esencia, recuerda que te diferencia, que quieres y como lo quieres, recuerda para que estás en este trabajo y que te hace valioso para tu empresa y tus clientes.

Observa y escucha sobre lo que estás haciendo mal y apunta todo en un papel.

Recuerda que es lo importante hacer para alcanzar tus objetivos tanto personales como profesionales, y te digo recuerda, porque en el fondo de tu corazón, todo esto que te cuento, lo sabes ya. Acepta tu situación actual y pasa a tu siguiente paso.

Paso 2 – Pensar

Ya tienes hecha la radiografía y los análisis, ahora es el momento de centrarse, que forma de trabajar te ha llevado hasta aquí, que motivos te hicieron caer en esta rutina, donde quieres poner tu foco y donde están tus objetivos, cuál es tu nuevo punto de partida y por dónde empezar.

Pensar es la parte más agotadora de este proceso, y es por eso que nuestra tendencia natural es a desatenderla, tendemos a “olvidarlo” y dejarnos llevar por las prisas que es mucho más cómodo que descubrir, que estamos trabajando mal y tenemos que empezar desde cero una vez más.

Recuerda que como comercial profesional puedes incluso agendar a lo largo del año este proceso de autoevaluación para redirigir tu desempeño hacia donde quieres ir y estar.

Pensar es descubrir que quizá, estés fracasando y esta palabra en ocasiones es muy dura de manejar, pero recuerda, es solo una palabra, lo importante es lo que haces con ella.

Pensar es diseñar una nueva forma de trabajar, no es solo saber donde estás y donde quieres llegar, es descubrir que camino has de seguir, que pasos has de dar.

He de decirte que todo esto te lo tienes que apuntar, mejor con papel y bolígrafo, que te ayudará más a tomar conciencia de su importancia.

Paso 3 – Planificar

Se que estás ansioso de acción, si eres comercial, la acción es la droga que te motiva, pero tranquilo, estamos aún en esa jornada de reflexión, aún no ha llegado ese momento.

Una vez que sabes que te ha pasado, donde estás, donde quieres llegar y cuáles son los pasos a seguir, debes planificarlo todo, no puedes “comerte un elefante de un solo bocado”, seguramente habrá muchas cosas que hacer, pero has de planificar en que orden has de hacerlas, que tiempo te vas a dar para poner en marcha este nuevo planteamiento del trabajo. Hazlo ahora.

Paso 4 – Priorizar

Para poder planificar correctamente, debes tener claro cuáles son tus objetivos, pero sobre todo cuáles son tus valores y los valores de tu compañía, son esos valores los que te dirán que acciones has de ejecutar y cuales no, y el orden en que debes abordarlas.

Priorizar te dirá que emails debes contestar primero y cuales delegar, programar o retrasar, en lugar de trabajarlos todos en el orden de llegada a tu bandeja de entrada.

Son tus valores y objetivos los que te dirán a qué clientes visitar y con cuales, dejar el café para otro día; que proyectos abordar, sin tener en cuenta su cuantía o su urgencia.

Paso 5 – Programar

Estamos en el último paso antes de ponernos de nuevo en marcha, este es el momento previo a la acción, es el momento de programar, en base a nuestras decisiones, tras haber comprendido cuales son los errores cometidos, que queremos y para que lo queremos, ya sabemos cuál es el camino, que acciones debemos tomar y para que, ha llegado el momento de coger el teléfono y el calendario, programar nuestra estrategia, no solo con visitas, sino también con acciones concretas y sobre todo con puntos de control diseñados, para que podamos saber que todo está yendo como queremos. Al comercial se le hace seguimiento en base a sus resultados económicos, pero si tu como comercial te centras en las consecuencias de tus acciones, te olvidarás de quién eres y para que estás en este trabajo, te olvidarás de lo que necesitas hacer. Céntrate en tu valor diferencial, tu estrategia y tácticas comerciales, y en ofrecer valor a raudales a tus clientes más allá de tus productos o servicios, los resultados llegarán como la consecuencia que son, a un buen desempeño.

Paso 6 – Provocar

El papel lo aguanta todo, ya tienes tu estrategia diseñada, tus objetivos marcados y programadas tus acciones, es el momento en el que se abre el portón y comienza la carrera, dosifica la energía que has acumulado en estas horas de trabajo, y ponte a ello con todo tu ser, provoca que lo que está en negro sobre blanco se haga realidad, ejecuta lo diseñado sin olvidar lo que has descubierto, aprendido y programado y mide tu progreso.

Paso 7 – Pondera

Calendariza tu gestión de resultados, analiza los datos que generan tus acciones no solo centrándote en los números de tus ventas, sino en otros parámetros que te parezcan de importancia, apertura de clientes objetivo, visitas potentes, contactos referidos, número de reclamaciones, peticiones, tiempos de respuesta, agradecimientos, etc.

Lo que no se puede medir, no se puede mejorar, y este trabajo tiene mucho de mejora continua. Con esta táctica comercial tienes todo lo necesario para salir de cualquier bache; no te olvides nunca de que probablemente no estás solo en esta aventura, siempre cuentas con tus clientes y con tu equipo, apóyate en ellos desde la sinceridad y la humildad, pide ayuda cuando la necesites, y estate dispuesto siempre, a devolver la ayuda y los aprendizajes que recibiste.

Valora siempre que conocimientos o herramientas necesitas aprender para mejorar, y promueve ese aprendizaje tanto dentro de tu equipo como por tu cuenta, un profesional de ventas debe estar siempre en aprendizaje continuo.

¿Qué vas a aprender este año para darle un valor añadido a tu trabajo?

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Venta por Valores y Customer Centric

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               Ya sabes que me gusta poner a las personas en el centro y cuando de hablar de ventas se trata, sin duda el protagonista de nuestra historia siempre es o debería ser el cliente.

                Nuestro cliente, como nosotros, está desarrollando su trabajo en un ambiente cambiante, incierto, de crisis constante donde la digitalización y el cambio climático, las pandemias o las guerras han creado una atmosfera de desconfianza, tanto con sus proveedores como con sus clientes. A esto hemos de sumar los cambios legislativos constantes, como es el caso de la famosa RGPD, una ley que busca proteger la privacidad y que en el mundo comercial no ha hecho sino alejar un poco más a nuestros potenciales leads.

                Si eres comercial lo sabes muy bien, el contacto directo cada vez está más caro y cuando se produce, cada vez es más frío, lejano y distante; en este entorno, donde la desconfianza parece que nos aleja de conectar con las personas es donde necesitamos desarrollar hoy nuestro trabajo.

                El comprador tiene un exceso de oferta en todas las áreas de su interés, aunque sus necesidades son ahora cambiantes como el mundo al que necesitan adaptarse, y todo ello sobre una base donde el miedo es la emoción fundamental en la que se desarrolla la venta, pero no tanto miedo al entorno, como miedo a cometer errores y tener que hacerles frente.

                La respuesta en la mayoría de las organizaciones ha sido el incremento de las campañas de marketing y publicidad en un intento de secuestrar la atención del cliente objetivo como única vía para impactarle con los consabidos mensajes sobre los productos o servicios.

 

    LAS PREGUNTAS EN LAS VENTAS

Ya sabemos que hacer la pregunta correcta, es una habilidad propia de los grandes profesionales Guerreros o Guerreras de Hermes pero en este caso, voy a poner el foco en como han cambiado las ventas y sobre todo hacia donde creo que van en base a las preguntas que nos hacemos sobre la relación que tenemos con nuestros clientes:

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1. VENTA TRADICIONAL

Estamos en los albores de la venta, aunque aún es mayoritaria en el mundo comercial actual, la pregunta se centra en Qué vendo; el actor principal en la relación comercial es el propio comercial, porque tiene un producto único que le hace especial y deseado. En este tipo de venta, se utilizan como herramienta de comunicación los mensajes descriptivos que explican de maravilla las bondades de la propuesta de venta.
 
En esta venta evidentemente el comercial tiene un mero papel de emisor del mensaje y actua como «recogepedidos». Este tipo de venta solo tiene ya éxito en entornos de escasez del producto que se vende. Aún hoy, la mayor parte de los departamentos comerciales se centran en este tipo de venta pensando que son únicos, sin competencia, pero no lo olvides:
 
 
 
 
 
 
 

2. VENTA TÉCNICA

Esta es la edad de oro del comercial. En un mundo donde las características diferenciales son el punto a destacar, el comercial consigue tener claros los argumentos de venta en un entorno en el que, ahora ya sí, existen otras empresas ofreciendo productos similares que resuelven similares problemas. Entran en juego diferentes estrategias comerciales para intentar arrimar la ascua a su sardina como son la características técnicas, la relación calidad/precio, las certificaciones, o la rapidez de entrega.

En este tipo de venta, el comercial debe conocer en profundidad ya no solamente su propuesta sino la propuesta de sus competidores de forma que ya no es un mero transmisor del mensaje, aunque sigue centrándose en su propio discurso, sino que necesita también ampliar sus conocimientos técnicos de forma constante, es aquí donde comienza a valorarse la experiencia comercial como un activo de alto valor.

En la era de la venta técnica, que los productos sean mejores, más baratos o se entreguen más rápido son los puntos de diferenciación en el mercado.

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3. VENTA CONSULTIVA

Entramos en la venta contemporánea, en una era en la que el propósito de nuestro trabajo empieza a cobrar importancia: El porqué y para qué hacemos nuestro trabajo; por primera vez empezamos a mirar a nuestro interlocutor y a escucharle; los productos se han democratizado y las empresas se han especializado en obtener altos estándares de calidad incluso certificada así como una logística que ya no es un valor añadido sino un valor asumido sin el cual, sencillamente la venta está perdida. Además, los precios también se acercan tanto entre los diferentes competidores que entrar en competencia por precio suele acabar mal para todos los actores de la relación comercial.

Así las cosas, se produce un primer efecto que es el nacimiento de la venta consultiva en la que toda la organización entera vende, y no únicamente los departamentos de ventas y marketing, es el momento del nacimiento de los servicios primero y las plataformas de venta después. En la venta consultiva, la relación con nuestro interlocutor comienza con la escucha  y pasa después por la cocreación de soluciones a medida, el comercial charlatán ha muerto.

                La venta trasciende por primera vez al producto y la relación comercial busca hacerse extensiva en el tiempo, fidelizando al cliente bajo diferentes fórmulas para alejarlo de otras soluciones del mercado.

4. VENTA POR VALORES

Esta es la venta vanguardista, que estamos empezando a experimentar hoy fundamentalmente en los mercados de nicho, y su objetivo es convertirse en la venta mayoritaria, esta venta ya ha vivido dos fases que me gustaría comentarte y que coexisten en la actualidad.

VENTA POR PROPIOS VALORES

Dentro de la venta por valores, ha habido un primer impulso en el que las personas se pusieron en el centro como equipo, el objetivo era vender conceptos más allá del propósito de la venta consultiva, en los que los valores como empresa y la diversidad del equipo lograban una diferenciación única. Han sido momentos en los que se introdujeron las políticas de RSC en las empresas como vía de comunicación de un propósito con sentido.

La escucha a esa tribu de clientes que se sienten con el mismo propósito que nosotros es la vía de comunicación con ellos y son ellos los que promueven internamente las ventas con empresas que sienten cercanas, alineadas en valores y en conceptos. La venta ya es algo muy conceptual y el producto pasa totalmente a segundo plano. El gran riesgo de esta venta es la incongruencia, que puede poner patas arriba todo el posicionamiento con un único error grave.

El trabajo interno en las empresas sobre temas como valores, normas, cultura, propósito, y propuesta de ventas se desarrolla a través de intervenciones formativas transversales de larga implementación con apoyo de equipos externos de profesionales como consultores y/o coaches.

Las políticas de RSC, siendo muy importantes, se han mostrado insuficientes ante los retos que tenemos que enfrentar como sociedad, de esta forma, el planeta reemplaza a la persona y la Sostenibilidad del sistema pasa a ponerse en el centro; ya no solo el medio ambiente sino toda la humanidad como concepto de unión frente a los retos que enfrentamos. En este caso lo importante son los valores, el propósito, los intereses y referentes de nuestros clientes los que toman el relevo tras habernos posicionado, de forma que se crea una comunión completa de todo el escenario de venta, donde incluso empresas que antes eran competidoras se muestran ahora cooperando en busca de un objetivo común junto a los clientes. Nace así la llamada coompetencia.

Es el momento de la venta más allá del concepto, es la venta a través de tres pilares: la identidad, el diseño y el triple balance. La relación entre clientes y empresas es definitivamente de cocreación, produciéndose una identificación con la marca que se muestra ya como una bandera que representa unos valores, principios, intereses, normas, propósito y referentes comunes.

Es lo que significa para el cliente la marca, lo que logra la venta, que pasa de ser un fin a convertirse en un medio para un fin más elevado.

La venta por valores es una venta transparente, en un mundo en el que la incongruencia se paga muy muy cara, y toma un sentido como nunca antes se había visto. En este nuevo escenario emergente los vendedores profesionales tendrán una enorme responsabilidad al convertirse en embajadores de marca, abanderados de unos ideales, especialistas en productos y servicios, pero sobre todo en personas.

Seguimos…

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Arbol

El Arbol Estratégico

por con No hay comentarios BLOGVENTAS

Se bienvenido a este apartado reservado en mi blog al maravilloso mundo de las ventas, un mundo que amo y en el que llevo ya más de 25 años desarrollando mi experiencia profesional, desde la etiqueta de #ventas encontrarás este contenido que quiero compartirte donde encontrarás lo que entiendo serán las tendencias de esta profesión en el futuro.

Quería empezar por una herramienta que es probable que no conozcas, es el Árbol Estratégico.  Esta es una herramienta desarrollada inicialmente para ayudar a emprendedores a crear negocios con alma en la Escuela de Organización Industrial (EOI) por Alejandro Castillo (Rrebrand) y Laurent Ogel (Praxxis). Con ella, podrás realizar un trabajo de indagación profunda inicial sobre quién eres y cuáles son las raíces comunes con tu equipo, basándote en el trabajo sobre los valores que compartís.

 

A tu izquierda tienes la herramienta, es aparentemente muy sencilla en su presentación aunque enormemente poderosa en su interior como suele ocurrir con las genialidades.

Tanto un equipo comercial, como un profesional de las ventas, son proyectos que pueden (y deben) utilizar la herramienta para su desarrollo, de forma que así construidos, son mucho más fuertes frente a posibles circunstancias adversas que puedan amenazarlos.

Y te preguntarás ¿Por qué? Es lógico; intento explicártela brevemente continuación para que puedas descubrirla.

Si después quieres ver la herramienta en profundidad pulsa aquí

Imagina que tu proyecto es una semilla, y de hecho así es; una idea que debe desarrollarse hasta convertirse en una actividad profesional que en este caso, será la de vender soluciones a tus clientes, esa idea, como la semilla, tiene una enorme potencialidad aunque para que germine y crezca fuerte y sana necesitará dos cosas, agua y nutrientes. En la herramienta hay dos variables que hacen ese papel:

  • La primera es el denominado Archivo profundo que es todo aquello que te motiva, todo aquello que te hace feliz en la vida, independientemente de si eres capaz de relacionarlo o no con las ventas. (espero que vender sea una de esas cosas sino, hasta aquí hemos llegado); recuerda, la palabra clave aquí es motivación.
  • La segunda son los Valores, a poco que te muevas en el mundo de las ventas sabrás que cada vez más departamentos comerciales siguen la denominada Dirección por Valores en lugar de la tradicional Dirección por Objetivos, es decir que los números aún siendo importantes, no son los que deben dirigir el proceso de venta. Los valores comunes en un equipo así como los valores individuales como comercial son el volante que te permitirán dirigir el rumbo, son los pilares de tu toma de decisión. Te ayudarán a saber que vender, como hacerlo, a quien o con quien, etc.

Con la motivación y los valores, la semilla germinará y empezará a crecer la planta, conseguirás avanzar en tu tarea y se terminará formando un tallo, ese tallo es la columna que soporta todo el peso de tu propuesta, y representa tu Misión, evidentemente si has hecho un buen trabajo con tus valores y tu archivo profundo descubrirás que un equipo comercial (y un comercial) profesional están en el mercado para ayudar a sus clientes a desarrollar plenamente su trabajo. El comercial sirve a sus clientes.

Y aquí, ya en la copa y no antes, es donde encontramos nuestra oferta, nuestro producto, servicio o plataforma, es nuestra propuesta de venta, diferenciada si la hemos construido con buenas raíces, pues es ahí donde se encuentra la fuerza de tu propuesta y no en la oferta en si misma, es en la semilla donde se esconde el árbol entero, comprender eso, es entender que cada comercial, cada equipo de ventas es único y hará la venta diferente desde quién es y no a través de lo que vende. Comprender este punto te permitirá como comercial, ser capaz de vender cualquier producto o servicio siempre que sea congruente con tus valores y tu motivación.

También en este punto descubrirás que el concepto competencia empieza a desdibujarse y se pueden producir acuerdos de colaboración donde cada parte, puede desarrollar aquello que mejor sabe hacer, siempre y cuando compartan propósito y valores.

Es el concepto de Coompetencia, que probablemente ya hayas escuchado por ahí.

Es ahora el turno de nuestros partners o proveedores, aquellos que necesitamos para realizar nuestra labor y que deben ser congruentes con nuestra oferta, con nuestra diferenciación y valores, así, se generarán las alianzas que se convertirán en el aire del que respiramos; y es que en el camino de las ventas nuestros proveedores con nombre y apellidos se convierten en compañeros del camino, «sangrarán» a nuestro lado en la batalla cuando vengan mal dadas y gozaran de nuestras alegrías cuando alcancemos la gloria del pedido.

Y así, por fin al otro lado, nos esperan aquellos para los que hemos hecho todo el trabajo, nuestros clientes, aquellos que son capaces de valorar el esfuerzo que hicimos hasta llegar allí, que comparten nuestros valores, que comprenden nuestras limitaciones y que están dispuestos a pagar por nuestra solución a sus problemas, y es que hay tantos tipos de clientes como posibles soluciones en el mercado. Entonces es cuando se produce el «match comercial», ese maridaje perfecto en el que el entendimiento se alcanza y se desarrolla un trabajo sano de ventas, y ahí, mágicamente, todo lo demás cobra su sentido. Saber quienes son nuestros clientes, aprender a escucharles, a comprender sus necesidades, a conocer sus problemas y su propia propuesta de valor es uno de los pasos más importantes a dar. Por ello poco a poco te iré mostrando otras herramientas congruentes con estas que te hagan el camino mas fácil, aún en estos tiempos difíciles.

Y he dejado para el final, aunque podría estar al principio, uno de los puntos más importantes, y es el propósito que en esta herramienta está representado por el Sol, y es que el astro rey con su calor y su luz hace de faro en el camino y de fuente de energía; nos marca una dirección, un fin último inalcanzable pero muy poderoso, una fuente de poder de la que nos valemos para sentir que todo esto que hacemos sirve para algo más que para hacer crecer una cifra de negocio.

En el árbol estratégico, el propósito se llama Visión Utópica y tiene que ver con como aportamos valor más allá de nuestra relación con el cliente, de que manera ayudamos a que la sociedad, el planeta, puedan dar un paso adelante para resolver los problemas a los que nos enfrentamos como seres humanos.

Con el propósito, cerramos el círculo de esta maravillosa herramienta que quería presentarte en primer lugar, pues de ella colgará toda la propuesta que quiero ofrecerte bajo la etiqueta de #Ventas. 

Estrategia y Táctica comercial, Gestión emocional, Gestión por valores, Negociación, Influencia, Persuasión, Visión y Misión empresarial, Productividad, y muchas más herramientas que quiero mostrarte y que poco a poco iré compartiendo.

Espero que te guste como también espero tu participación en forma de comentarios de mejora o de aportaciones profesionales que siempre serán valoradas.

Nos vemos por aquí.

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