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Aproximación a la gestión del tiempo

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Aproximación a la gestión del tiempo

Si tienes un caballo de batalla en tu vida como comercial es la gestión de tu tiempo, ese activo intangible de altísimo valor que dará la medida de tu productividad comercial.

Un día tiene 24 horas y como comercial debes encontrar la forma de organizar tu trabajo con el fin de maximizar tu productividad y reservar tiempo libre para poder dar espacio de expresión a tu vida personal, incluyendo por supuesto, tu descanso.

Generalmente la gestión del tiempo se centra en esas herramientas de gestión o metodologías que te pueden ayudar a poner las bases para lograr una buena optimización, pero esas herramientas generalmente olvidan un aspecto fundamental y es que cada comercial es un ser humano diferente y por ese motivo necesitarás conocer la mayor cantidad posible de ellas para amoldarlas a tu conveniencia según tu propio momento y situación.

Con esta entrada quiero intentar acercarte no solo la mayor cantidad posible de esas herramientas y de su forma de utilizarlas sino también una aproximación a como hacerlas tuyas para que logres maximizar tu potencial.

LA GESTIÓN DEL TIEMPO EMPIEZA DENTRO

1. El Equilibrio que debemos aspirar a ser

El ser humano atesora ocho dimensiones de vida, roles que necesita mantener más o menos equilibrados para poder aspirar a sentirse sano psicológica y físicamente, desequilibrarlas unas en detrimento de otras generalmente tiene consecuencias graves en nuestra salud física y mental.

Esas dimensiones son:

Dimensión Profesional: es la que generalmente tiene que ver con nuestro trabajo, suele ocuparnos más o menos una tercera parte de nuestro tiempo.

Dimensión Física: esta dimensión tiene que ver con nuestro cuerpo y como cuidamos de él, hay que tener en cuenta que solo tenemos un cuerpo para vivir nuestra vida y por lo tanto, necesitamos cuidar lo mejor posible de él a través de una alimentación saludable, ejercicio físico y el suficiente descanso.

Dimensión Social: esta dimensión tiene una gran importancia para el comercial y suele compaginarse con la dimensión profesional durante el horario laboral, aunque nuestro networking no debe restringirse a ese tiempo, mantener las amistades en otros ámbitos de nuestra vida nos ayudará a sociabilizar y tiene innumerables beneficios en todos los ámbitos de nuestra vida.

Dimensión Emocional: en este caso estamos ante una de las dimensiones más importantes para un comercial, aprender a evaluarse emocionalmente y trascender aquellas emociones que no te ayuden a lograr tus objetivos personales y profesionales será uno de los mejores aprendizajes que puede adquirir un comercial y sin duda, al adquirirlo, un profesional pasa de ser junior a senior.

Dimensión Intelectual: los comerciales son profesionales que precisan formarse de forma continua, por lo que atender a esta dimensión tiene que ver con promover tu autoformación, preferiblemente multidisciplinar y orientada no solo a satisfacer la inquietud y la curiosidad por adquirir nuevos conocimientos, sino también con el objetivo de ser cada vez más efectivo a la hora de atender a tus clientes.

Dimensión Económica: se decía antiguamente que los comerciales eran como mercenarios que solo se veían motivados por el dinero, quizá esta imagen del comercial excesivamente ambicioso ha sido una de las creencias que más daño ha hecho a esta maravillosa profesión; la ambición económica está muy bien y puede ayudarte a impulsar tus ventas, pero nunca olvides mantener un equilibrio.

Dimensión espiritual y ambiental: son otras dimensiones que, siendo vitales para un ser humano, pueden tener un impacto menor en la vida de un comercial aunque puede ayudar a atenderlas reservar espacios de tu tiempo para mantenerte en contacto con la naturaleza, meditar, hacer retiros, etc.

   Recuerda, cada una de estas dimensiones necesita de un tiempo para poder desarrollarse y aparcar cualquiera de ellas para darle preferencia a otra de forma excesiva, suele acarrear consecuencias que a la larga acabarán pasándote factura.

2. Las Emociones como vía de comunicación:

   La gestión emocional es vital para cualquier comercial, nuestro día a día es una montaña rusa de emociones en la que puedes pasar de tocar el cielo a desear que te trague el suelo en un minuto; saber identificar las propias emociones te permitirá mantener un estado de serenidad que es con el que mejor podrás encarar tu trabajo.

   Ya he comentado en otras entradas que algunas emociones pueden darnos pistas de que las cosas no van bien, y es en ese momento cuando debemos preguntarnos cual es el origen de esa emoción y buscar una solución lo antes posible. Si en nuestro rol como profesionales sentimos estrés, esto nos indica al menos, que nuestra gestión del tiempo y capacidad de resolución de problemas está desenfocada. 

   Puedes encontrar más información sobre gestión emocional en mi Diccionario Emocional.

3. Los Valores como tu propia «Dirección Comercial»:

   Nuestros valores son el volante con el que damos dirección a nuestras decisiones, ya sean estas conscientes o inconscientes, trabajar para saber cuáles son nuestros valores personales, los valores dentro de nuestro equipo y los valores organizacionales, es fundamental para poder tomar las decisiones que serán la base en la gestión de nuestro tiempo. En la actualidad la venta está girando hacia un modelo basado en valores, tanto propios como compartidos.

   Puedes bucear un poco más sobre Venta basada en Valores en mi post: Venta por Valores y Customer centric.

   En cualquier caso, si eres comercial profesional debes contar al menos con estos cuatro entre tus diez valores fundamentales y si no lo están, deberás trabajar para incorporarlos:

Responsabilidad: Ser responsable tiene que ver con ser protagonista de tu vida con tus decisiones, es escapar de las excusas para abrazar las consecuencias como vía para encontrar tu camino. Sin ser parte del problema, no puedes aspirar a ser parte de su solución.

  

Compromiso: Estar comprometido tiene que ver con una decisión fundamental que debes tomar, darlo todo siempre, aun cuando no te sientas del lado de la mayoría, confiando en que son otros los que puedan estar en lo cierto. Compromiso tiene que ver con esfuerzo y acción orientada a resultados.

  

Proactividad: Ser proactivo no es nombrar el problema o sus consecuencias, es buscar e incluso implementar soluciones. Es formarte, proponer, dar ejemplo y liderar desde la posición que ocupes. Ser proactivo tiene que ver con acciones más que con palabras.

Asertividad: Ser asertivo es defender tu posición en base a quién eres y que necesitas, tiene que ver con tus sueños y objetivos, tiene que ver con límites y con empatía, con negociación, pero desde una base inquebrantable de defensa de lo que sabes que es justo. Es bailar con el no, con la incertidumbre y con el miedo, para construir escaleras que te encumbren más allá de tus propios límites.

4. Los Objetivos, eso para lo que te levantas por la mañana

   En nuestro trabajo como comerciales, debemos ejecutar los objetivos estratégicos de venta, en ellos está el propósito de nuestra compañía, generalmente nos llega en forma de números, aunque detrás de ellos debería existir siempre un beneficio no solamente económico, sino también social y medioambiental, ese propósito será el norte magnético que nos revelará el sentido de nuestras acciones comerciales.

    Esos objetivos deberían ser congruentes con los objetivos que tú mismo te hayas propuesto y que juntos, sustentarán quién eres y te guiarán hacia quien quieres ser.

LA GESTIÓN DEL TIEMPO SE VE FUERA

   Ya tenemos todas las herramientas internas que necesitamos para ponermos manos a la obra:

  • Búsqueda del equilibrio en todos los ámbitos de nuestra vida.
  • Gestión emocional que nos permita tomar conciencia de cómo estamos.
  • Valores como la herramienta que nos marca la dirección hacia nuestro propósito.
  • Objetivos que nos indican el sentido hacia donde necesitamos trabajar.

   Ahora llega el momento de bucear en las herramientas de gestión de tu tiempo.

Las herramientas y metodologías de gestión del tiempo

Llega el momento que probablemente estabas esperando, ese momento “tangible” en el que aterrizar las tareas que te llegan a través de las múltiples vías y que necesitas gestionar de la forma más ágil posible.

  1. Guías para la toma de decisiones
  2. Vaciar las bandejas de entrada
  3. Crear una lista de tareas
  4. Calendarizar
  5. Los frenos
  6. Otras herramientas
  1. GUIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES

   La gestión del tiempo va de tomar decisiones, va de poner tu atención a unas cosas en detrimento de otras, y decidir en base al valor de tu tiempo que acciones que necesitas tomar para alcanzar tus objetivos.

   Los objetivos serán sin duda muy ambiciosos, si hablamos de números, las cifras de primeros de año suelen parecer inalcanzables, pero como decía aquel, “no puedes pretender comerte un elefante en un solo bocado” así que el primer paso es :

 Trocear el objetivo

   Quizá una de las primeras y más importantes decisiones que necesitas tomar es la de partir tus objetivos en partes más abordables, esas partes deber «cortarse» según aquellos pasos que sabes que inevitablemente va a hacerte lograr tu objetivo, para ayudarte a saber por donde «cortar» cuentas con la famosa

La ley de Pareto

   Esta es una de las metodologías más usadas también llamada Ley del 80/20, esta ley muy conocida en el mundo del management te aplica directamente como comercial y dice que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus acciones.

   Siento decirte que la clasificación de tus clientes es un paso vital en tu ejecución comercial, no todos los clientes necesitan ser atendidos de la misma forma, y posiblemente por ahí que se te está yendo ya el 80% de tus esfuerzos (y de tu tiempo).

   Con esta sencilla acción (saber que clientes son los que te ofrecen ese 80% de resultados con solo el 20% de tu atención) puedes provocar un incremento enorme en tu productividad y liberar enormemente tu agenda. 

   No olvides nunca que es mucho más fácil vender más a quién ya vendes que generar un nuevo cliente.

La ley de Pareto no es la única metodología para ayudarte a generar esos objetivos intermedios, puedes usar también tendencias en tus mercados, noticias sobre innovación, comentarios de los Top Voice en tu sector, proyectos a corto, medio y largo plazo de tus clientes, etc.

   Es aquí donde la información te puede ayudar más, y quizá la IA pueda aportarte más valor en tu trabajo, permitiéndote estar más fácilmente al día de tendencias, noticias y novedades de tus clientes

 Lo necesito para ayer: La esclavitud de la urgencia

Uno de los mayores peligros que acechan a tu productividad como comercial es el de trabajar sobre la urgencia, y para eso ya hace mucho tiempo que Dwight D Eisenhower puso de moda su famosa matriz para tomar conciencia de la forma en como nos afecta no saber distinguir lo importante de lo urgente.

 Cuando caemos en la gestión por urgencias, ponemos nuestra prioridad en gestionar aquellas tareas que sabemos que son urgentes, ese adjetivo está grabado a fuego en el ADN del comercial que cree que su valor está en la resolución inmediata de las urgencias de sus clientes, sin pararse a pensar si las mismas le están acercando o alejando de sus objetivos.

 Nuestros valores y nuestros objetivos deben marcarnos la dirección y el sentido de nuestras acciones, eso quiere decir que con ellos debemos saber discernir cuales de esas tareas son importantes y cuales son solo urgentes.

   Las tareas ni urgentes ni importantes deben ser directamente desechadas ya que son la puerta de entrada a la procrastinación.

   Aquellas que son urgentes pero no importantes, deben ser delegadas.

   Evidentemente debemos centrar nuestro trabajo en aquellas importantes, y dentro de ellas priorizar las urgentes con el objetivo de atenderlas todas para después,  de forma ya sistemática ir atendiendo el resto hasta acometerlas todas.

    Un profesional altamente cualificado, nunca trabaja en lo urgente, generalmente se centra en lo importante, porque sabe que así evita que algo importante acabe en la casilla de lo urgente, (es ahí donde se pierden o ganan los clientes ).

   Echa un vistazo al famoso cuadro sobre la toma de decisiones de la gestión del día a día basado en la Matriz de Eisenhower.

Matriz de Eisenhower

         2. VACIAR LAS BANDEJAS DE ENTRADA

   Si te encuentras en una gestión por urgencias, que es la más común en el mundo comercial, lo que más te va a limitar para empezar a gestionar tu tiempo es el caos en el que te has metido. A ver si te suena de algo:

  • Centenares de correos en tu bandeja de entrada.
  • Montones de papeles en tu escritorio.
  • Cajones del despacho desordenados.
  • Tickets de gastos en los bolsillos de tu chaqueta, en el coche, en tu cartera o bolso, en la funda de tu móvil.
  • Sustos durante tu tiempo libre al acordarte de algo urgente que olvidaste gestionar.
  • Calendario sin utilizar y lista de tareas vacías.
  • Mensajes en tus redes sin contestar, Linkedin, Whatsapp, Correo personal.
  • Gestiones personales sin ejecutar, como pago de multas, tributos penalizados, cargos bancarios excesivos, etc.
  • Falta de sueño, exceso de café y/o tabaco, mal humor, sobrepeso.

   Ante este panorama, lo que suele ocurrir es que te abruma tomar el control de la situación y lo que te pide el cuerpo es abandonar antes de empezar, aunque la solución ya la hemos visto antes:

 Trocear el objetivo.

Vamos a por ello:

1ª Tarea a realizar – Apuntar en un papel todas las bandejas de entrada que estas usando.

   Una bandeja de entrada es todo aquel lugar al que te entran tareas por atender, te pongo algunos ejemplos, quizá algunos te llamen la atención:

  • Bandejas de correo de todas tus cuentas de email tanto personales como profesionales.
  • Mensajería de redes sociales.
  • Vaciabolsillos de tu casa y/o trabajo.
  •  Memoria.
  • Bolsillos de tu ropa.
  • Teléfonos móviles.
  • Correo ordinario.
  • Otras bandejas como los bolsillos y cajones de tu coche, de tu despacho, del aparador de la entrada de tu casa.
  • Bandejas del trabajo.
  • Agenda, listas de tareas y aplicaciones de toma de notas en móviles y/o tablets.
  • Aplicaciones de equipo como Teams.
  • Post-it

   2ª Tarea a realizar 

   De cada una de esas bandejas pasa a papel todas las tareas que tengas pendientes y haz un montón con todo ello, o bien haz un listado de todas ellas en formato digital, lo importante es tenerlo todo en un único lugar. Es hora de empezar a tomar decisiones elije solo entre 5 y 10 bandejas de entrada, cuantas menos mejor, y cierra el resto. Comunícalo a tu entorno para que empiecen a utilizar solo aquellas que has decidido atender.

        Ejecutar la regla de los dos minutos

   Si, ya sé que aún no hemos hablado de como acometer esa enorme lista de cosas por hacer que ahora tienes pendiente, para poder hacerte con ella debes aprender a manejar dos nuevas herramientas:

  • La lista de tareas
  • El calendario

   Cada una de esas tareas que tienes entre manos debe pasar ahora un filtro:

  • En un primer paso el filtrado debe ser rápido y tiene que ver con el cuarto cuadrante: Descubrir cuales de esas tareas no son ni urgentes ni importantes. ¿Qué debes hacer con ellas?  Echarlas a una papelera, si, olvídate de ellas, enloquece y empieza a acostumbrarte a tomar decisiones rápido. Si no es ni urgente ni importante, deshazte de ello ahora, sin miedo.

Tras ese primer filtro probablemente te hayas quitado entre un 40 y un 60% de tus tareas, propaganda, citas vencidas, papeles obsoletos, spam, etc.

  • Llega el momento de un segundo paso; a las que te hayan quedado pendientes: las urgentes pero no importantes, aquellas que puedes delegar, dale un repaso y delega, recuerda, delegar no significa olvidarte de ellas, significa traspasar la tarea con todos los datos necesarios y una fecha de seguimiento y otra de ejecución. Recuerda que si puedes delegar significa que eres el responsable, pero para ti no es importante. Con estos dos filtros seguramente te habras podido quitar ya cerca de un 80% según la Ley de Pareto.

Después de este segundo paso tu lista se ha debido reducir de forma muy muy importante, llega el momento clave:

  • El tercer paso es suma importancia, debes tomar una decisión con cada tarea, todas ellas son importantes, algunas serán además urgentes y otras no, por tanto, todas te tocará gestionarlas según este orden según su grado de urgencia.

§  Paso 1 – EJECUTAR: Decide si la puedes abordar en menos de dos minutos, si es así, hazla en ese mismo momento.

§  Paso 2 – INDEXAR :  Si te va a llevar entre 2 y 10 minutos, trasládala a tu Lista de tareas pendientes. Pon prioridad alta a las más urgentes. Hablaremos de Listas de tareas más adelante.

§  Paso 3 – CALENDARIZAR :  Tras el paso 2 lo que te queda pendiente serán las grandes tareas, necesitas más tiempo de 10 minutos para terminarlas, debes ponderar más o menos cuanto tiempo, y debes calendarizarla también en función de su urgencia.

   Haz estos tres pasos con ese resto de tareas pendientes hasta que termines y repítelo tres veces al día, por la mañana a primera hora, a medio día y por la tarde, el resto del tiempo, dedícalo a ejecutar y no a mirar lo que entra en tus bandejas, avanza con tu trabajo y mantén tus bandejas de entrada siempre vacías.

         3. CALENDARIZAR, USANDO CALENDARIOS TRANSFORMABLES

   Ya has visto como se llena un calendario y una lista de tareas.

   Centrémonos ahora en los calendarios y listas de tareas de nueva generación, los calendarios tradicionales ya sean analógicos o digitales, constan de una vista mensual, semanal e incluso diaria donde podremos calendarizar en horquillas de tiempo, pero en la actualidad hay calendarios y listas de tareas digitales que son transformables y tienen enormes ventajas respecto a los tradicionales porque:

  • Son multiplataforma, los puedes usar en tu móvil, en tu tablet, pc e incluso reloj digital, es decir, lo puedes llevar siempre contigo.
  • Son sincronizables, es decir cuando en uno de los dispositivos tomas acción automáticamente se ve reflejada en el resto de dispositivos. No se pierden y siempre están actualizados.
  • Permiten el uso de etiquetas, es decir puedes etiquetar tus tareas en función de tus necesidades, para poder después filtrar según esa etiqueta, que además puede tener código de color e incluso guardar bajo contraseña.
  • Permite el uso de la voz, para guardar tareas sencillamente dictándolas.
  • Permite el envío de la tarea, es decir facilita su delegación, así como su seguimiento y feedback.
  • Son fácilmente localizables mediante el buscador y pueden archivarse una vez ejecutadas por si hay que usarlas más adelante.
  • Pueden visualizarse según una organización Kanban para una mejor toma de decisiones, muy útil cuando se acumulan muchas.
  • Permiten marcar tareas como privadas y usar los calendarios compartidos para convocar reuniones en función de la disponibilidad de los asistentes.
      Otros temas importantes a tener en cuenta en el uso de calendarios son:
 
Diferenciación por ámbitos de tu vida (incluso por colores), reservando tiempo en tu calendario para cada uno de ellos y colocando líneas rojas que nunca deben ser traspasadas.
 
Dejar espacios en blanco entre tareas de gran tamaño para traslados, imprevistos, o tiempos de descanso. También pueden usarse para avanzar con la lista de tareas de entre 2 y 10 minutos.
 
Calendarizar el fracaso, es decir reservar un espacio a tres, seis y nueve meses con el objetivo de retomar el sistema ante un posible abandono de este; si no lo abandonaste puedes usar ese tiempo reservado para darte un premio que puede definirse con anterioridad.
 

         4. LADRONES DEL TIEMPO

   Cuando eres capaz de avanzar en esta metodología de gestión del tiempo tu vida cambia, te sientes repleto de energía, sientes que estás en control y avanzando de forma real hacia tus objetivos, pero hay una serie de circunstancias que te pueden hacer descarrilar, probablemente no será de un día para otro, pero sin duda estarán presentes y provocarán problemas, así que lo mejor es conocerlos de antemano para poder identificarlos y actuar en consecuencia.

  • El primer ladrón de tiempo es el exceso de bandejas de entrada, recuerda tu elección e intenta por todos los medios mantenerte ahí e incluso reducir la lista lo máximo posible.
  • El segundo es la multitarea, está demostrado que la multitarea reduce la productividad y aumenta la tasa de errores. Focaliza.
  • El tercero es la mala toma de decisiones, lo importante acaba siendo además urgente ante una falta de atención adecuada.
  • El cuarto es la procrastinación, retrasar aquellas tareas que sabes que necesitas ejecutar por otras que te son más agradables.
  • El quinto son los hábitos negativos que provienen de la falta de equilibrio entre tus diferentes dimensiones como persona.
   Si conoces algún otro compártelo en los comentarios para añadirlo a la publicación.
  1. BIBLIOGRAFÍA

   Si quieres profundizar en este tema, te sugiero algunos de los títulos que he utilizado para realizar esta guía resumen de Gestión del Tiempo, pincha para comprar tu copia en Amazon, son enlaces de afiliado con los que cobraré una pequeña comisión que me ayudará a seguir compartiendo contenido de calidad para ti.

–Zen to Done de Leo Babauta

–Se más eficaz de David Allen

–Céntrate de Cal Newport

–Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

  de Stephen R Covey

–Como gestionar tu tiempo de Harvard Business Review

–El principio 80/20 de Richard Koch

–Bese ese sapo de Bryan Tracy

–4000 semanas, gestión del tiempo para mortales

  de Oliver Burkeman

–Make Time de Jake Knapp

         6. OTRAS HERRAMIENTAS

Existen otras herramientas que debes conocer y que iremos desarrollando en futuros post como son:

  • Blog de Notas.
  • Second Brain.
  • Técnica del Pomodoro.
  • Uso de Listas.
  •  Sketching
  • Gestores de contraseñas.
  • Bullet Journal
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Las 7 P del comercial

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Las 7´Ps del comercial

Tu actividad comercial es intensa, jornadas potentes repletas de incertidumbre y energía, donde de forma muy muy sencilla sabes que tarde o temprano, caerás en la gestión por urgencias y se te escapará entre los dedos, la estrategia propuesta a principios de año.

Informes y visitas que reportar, pedidos que gestionar, llamadas a realizar, incidencias y problemas que resolver, ofertas que pasar para el día de ayer, viajes y reuniones que preparar, y por supuesto los famosos correos electrónicos y sus correspondientes notificaciones.

Este es el caldo de cultivo en el que se desarrolla tu trabajo como comercial, y en este ambiente un poco caótico, se desarrolla tu día a día, de forma que eventualmente olvidarás que para desarrollar tus tareas y alcanzar sus objetivos, necesita enfocar tu trabajo para hacerlo suyo, evitando así perder las riendas, la dirección y tu toma de decisiones.

Hay ciertos síntomas que te pueden ayudar a darte cuenta de que es el día a día el que gobierna tu trabajo y no tú, es en ese momento cuando debes recuperar este post y poner su contenido en valor para ti.

Vamos con los síntomas:

  • Tus jornadas son maratonianas, muy extensas, casi interminables.
  • Te levantas por la mañana, arrancas tu ordenador y te cae una “cortina de emails” que te pones de inmediato a gestionar, pero a pesar de ello, se te acumulan en la bandeja de entrada, más de 50 correos.
  • Realizas tus visitas en base a los problemas que has de gestionar y no en base a tu estrategia y táctica comercial.
  • Retrasas tus informes porque no te da tiempo a ponerte con ellos.
  • Te sientes estresado, cansado, sin energía. No disfrutas tanto de tus ratos libres pensando en lo mucho que dejaste pendiente.
  • Olvidas la pasión por tu trabajo.

Con algunos de estos síntomas en tu vida como comercial, habrá llegado el momento de que pongas en marcha la Táctica de las 7 P para recuperar el control de tu trabajo.

Paso 1 – Parar

Una vez que eres consciente de que has caído en el agujero, lo primero que has de hacer es parar, detenerte, dedicar una jornada a reflexionar sobre cómo estás desarrollando tu trabajo y que resultados estas obteniendo, ya que habitualmente cuando trabajamos en la urgencia, solemos olvidarnos de lo importante y eso nos lleva a desatender a los clientes objetivo, que son justamente, los que te facilitan los resultados.

Esto no es nada fácil, es como ir a 150 por hora y pararte en seco en un arcén.

Cuando te centras en lo urgente, te olvidas de tu propósito y de tu valor diferencial, en la urgencia, nos confundimos con nuestra competencia, diluimos nuestro valor fundamental, nuestra diferenciación en el mercado y eso lo sufren de primera mano nuestros clientes.

Para, respira, reflexiona como estás en este momento, que clientes atiendes y cuales están desatendidos y porque, recupera tu esencia, recuerda que te diferencia, que quieres y como lo quieres, recuerda para que estás en este trabajo y que te hace valioso para tu empresa y tus clientes.

Observa y escucha sobre lo que estás haciendo mal y apunta todo en un papel.

Recuerda que es lo importante hacer para alcanzar tus objetivos tanto personales como profesionales, y te digo recuerda, porque en el fondo de tu corazón, todo esto que te cuento, lo sabes ya. Acepta tu situación actual y pasa a tu siguiente paso.

Paso 2 – Pensar

Ya tienes hecha la radiografía y los análisis, ahora es el momento de centrarse, que forma de trabajar te ha llevado hasta aquí, que motivos te hicieron caer en esta rutina, donde quieres poner tu foco y donde están tus objetivos, cuál es tu nuevo punto de partida y por dónde empezar.

Pensar es la parte más agotadora de este proceso, y es por eso que nuestra tendencia natural es a desatenderla, tendemos a “olvidarlo” y dejarnos llevar por las prisas que es mucho más cómodo que descubrir, que estamos trabajando mal y tenemos que empezar desde cero una vez más.

Recuerda que como comercial profesional puedes incluso agendar a lo largo del año este proceso de autoevaluación para redirigir tu desempeño hacia donde quieres ir y estar.

Pensar es descubrir que quizá, estés fracasando y esta palabra en ocasiones es muy dura de manejar, pero recuerda, es solo una palabra, lo importante es lo que haces con ella.

Pensar es diseñar una nueva forma de trabajar, no es solo saber donde estás y donde quieres llegar, es descubrir que camino has de seguir, que pasos has de dar.

He de decirte que todo esto te lo tienes que apuntar, mejor con papel y bolígrafo, que te ayudará más a tomar conciencia de su importancia.

Paso 3 – Planificar

Se que estás ansioso de acción, si eres comercial, la acción es la droga que te motiva, pero tranquilo, estamos aún en esa jornada de reflexión, aún no ha llegado ese momento.

Una vez que sabes que te ha pasado, donde estás, donde quieres llegar y cuáles son los pasos a seguir, debes planificarlo todo, no puedes “comerte un elefante de un solo bocado”, seguramente habrá muchas cosas que hacer, pero has de planificar en que orden has de hacerlas, que tiempo te vas a dar para poner en marcha este nuevo planteamiento del trabajo. Hazlo ahora.

Paso 4 – Priorizar

Para poder planificar correctamente, debes tener claro cuáles son tus objetivos, pero sobre todo cuáles son tus valores y los valores de tu compañía, son esos valores los que te dirán que acciones has de ejecutar y cuales no, y el orden en que debes abordarlas.

Priorizar te dirá que emails debes contestar primero y cuales delegar, programar o retrasar, en lugar de trabajarlos todos en el orden de llegada a tu bandeja de entrada.

Son tus valores y objetivos los que te dirán a qué clientes visitar y con cuales, dejar el café para otro día; que proyectos abordar, sin tener en cuenta su cuantía o su urgencia.

Paso 5 – Programar

Estamos en el último paso antes de ponernos de nuevo en marcha, este es el momento previo a la acción, es el momento de programar, en base a nuestras decisiones, tras haber comprendido cuales son los errores cometidos, que queremos y para que lo queremos, ya sabemos cuál es el camino, que acciones debemos tomar y para que, ha llegado el momento de coger el teléfono y el calendario, programar nuestra estrategia, no solo con visitas, sino también con acciones concretas y sobre todo con puntos de control diseñados, para que podamos saber que todo está yendo como queremos. Al comercial se le hace seguimiento en base a sus resultados económicos, pero si tu como comercial te centras en las consecuencias de tus acciones, te olvidarás de quién eres y para que estás en este trabajo, te olvidarás de lo que necesitas hacer. Céntrate en tu valor diferencial, tu estrategia y tácticas comerciales, y en ofrecer valor a raudales a tus clientes más allá de tus productos o servicios, los resultados llegarán como la consecuencia que son, a un buen desempeño.

Paso 6 – Provocar

El papel lo aguanta todo, ya tienes tu estrategia diseñada, tus objetivos marcados y programadas tus acciones, es el momento en el que se abre el portón y comienza la carrera, dosifica la energía que has acumulado en estas horas de trabajo, y ponte a ello con todo tu ser, provoca que lo que está en negro sobre blanco se haga realidad, ejecuta lo diseñado sin olvidar lo que has descubierto, aprendido y programado y mide tu progreso.

Paso 7 – Pondera

Calendariza tu gestión de resultados, analiza los datos que generan tus acciones no solo centrándote en los números de tus ventas, sino en otros parámetros que te parezcan de importancia, apertura de clientes objetivo, visitas potentes, contactos referidos, número de reclamaciones, peticiones, tiempos de respuesta, agradecimientos, etc.

Lo que no se puede medir, no se puede mejorar, y este trabajo tiene mucho de mejora continua. Con esta táctica comercial tienes todo lo necesario para salir de cualquier bache; no te olvides nunca de que probablemente no estás solo en esta aventura, siempre cuentas con tus clientes y con tu equipo, apóyate en ellos desde la sinceridad y la humildad, pide ayuda cuando la necesites, y estate dispuesto siempre, a devolver la ayuda y los aprendizajes que recibiste.

Valora siempre que conocimientos o herramientas necesitas aprender para mejorar, y promueve ese aprendizaje tanto dentro de tu equipo como por tu cuenta, un profesional de ventas debe estar siempre en aprendizaje continuo.

¿Qué vas a aprender este año para darle un valor añadido a tu trabajo?

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Tu tiempo, tu aliado o tu verdugo

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Cuando “estas parado”, es como si el reloj avanzase muy despacio, las horas se hacen largas y el vacío que generan afecta profundamente a la búsqueda de empleo.

Ya hemos hablado sobre la gestión emocional en tiempos de búsqueda y de como buscar desde dentro; conocernos a nosotros mismos y saber qué queremos es un puntal fundamental de nuestra búsqueda, nos mantiene enfocados y activos, pero…

¿Cómo manejar tantas horas disponibles? 

Existe un riesgo muy elevado de caer en la procrastinación, una palabra muy de moda desde hace algún tiempo cuando se habla de productividad, ya que no hay nada tan improductivo como procrastinar, pero ¿Qué es procrastinar?.

Verbo que indica diferir, aplazar algo que sabes que has de hacer.

¿Verdad que es una definición muy escueta?

Procrastinar es dejar para luego lo que puedes hacer ahora, lo que necesitas hacer, lo que tienes que hacer, y eso tiene una connotación de obligación, es decir, aquello que tenemos que hacer está generalmente en las antípodas de lo que nos apetece, del lo que queremos hacer.

El mundo en que vivimos es un mundo, al menos en países desarrollados o en vías de desarrollo, donde lo que prima es la gratificación inmediata, deseo algo y de forma automática surgen en mi mente multitud de opciones donde acudir para sofocar mi necesidad; bajo este paradigma está sustentada la economía de consumo en la que vivimos.

La base del éxito de una persona sobre sus objetivos y propósitos se sustenta en su capacidad para postergar la gratificación inmediata, darse ese segundo extra para decidir conscientemente entre lo que necesito hacer y lo que me apetece. Nuestra biología juega en nuestra contra, todo ser vivo siente una pulsión hacia lo que le supone placer y la contraria hacia lo que le supone un riesgo al sufrimiento o la supervivencia; te dejo un par de videos muy divertidos que aclaran muy bien este concepto.

 

En este par de videos sobre la prueba de Marshmallow se analiza la capacidad de resistencia de unos niños a la gratificación inmediata y como afecta eso posteriormente en su desarrollo personal durante su adolescencia.

Aprender a resistir a la gratificación inmediata es aprender a ser libre, es aprender a centrarse en lo que es importante en lugar de dejarse llevar por las emociones, y para ello debemos comprender nuestras emociones y el valor de nuestras prioridades.

Trabajar las prioridades, saber que necesitamos hacer para alcanzar nuestros objetivos y sobreponernos a esa sensación que nos aleja de ellos, es el trabajo que nos permitirá crecer profesional y personalmente.

La gratificación inmediata se comerá tu tiempo y por tanto tus opciones en forma de ladrones del tiempo, todos ellos te ofrecen algo a cambio de tu tiempo, algo que es más agradable que enfrentarte a lo desconocido o al vacío que supone disponer de tiempo libre.

 

No voy a hablarte en este artículo sobre los ladrones del tiempo, encontrarás un artículo maravilloso sobre ellos en la entrada de este mes llamada Los ladrones del tiempo, ¿Cuáles son y cómo me afectan.

Sí te quiero hablar sobre tus prioridades y de como trabajarlas para poder hacer que tu tiempo se convierta en un aliado y no en un enemigo en tu búsqueda de empleo (o en cualquier otro objetivo que acometas).

Para ello me gustaría que cogieses un bolígrafo y un papel, en el papel apunta dentro de círculos, cuales son los problemas a los que te enfrentas en tu día a día, dejando un hueco en el centro del folio. Recupera tambien el trabajo que hicieras en la Rueda de la vida (si no sabes de que te hablo, lo encontrarás aquí), de ese trabajo, salieron una serie de acciones a tomar para avanzar en tu vida tanto personal como profesional. Coloca la primera acción en el centro y traza líneas que unan ese trabajo con el problema que solucionaría para así descubrir como tus acciones pueden cambiar tu vida.

Toma conciencia de como tomar esas acciones como prioritarias podrían cambiar tu vida, y descubre como el tiempo y su gestión pueden ayudarte o alejarte de esa vida, en función de tus prioridades.

Dejarte llevar por la gratificación inmediata y los ladrones del tiempo te alejarán de la vida que deseas, centrarte en las acciones que te has propuesto te llevarán directamente a lograr tus objetivos.

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Escalando

Competencias Profesionales de hoy

por con No hay comentarios CAMBIO PROFESIONAL

   No se si lo habrás oído o leído por ahí, o quizás ya lo estás sufriendo en carne propia, pero el mundo está cambiando, y mucho.

   Los cambios se han acelerado tanto que están volcando las reglas y recuerda que no puedes ganar el juego si no las conoces, así que quizá lo mejor sea comprender como es el mundo en el que nos está tocando vivir hoy y que competencias y habilidades necesitas potenciar para adaptarte a él.

   Esa forma de vivir a la que nos estamos teniendo que adaptar se la denomina Entorno VUCA que son las siglas en inglés de Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo.

La estabilidad de la realidad es cada vez breve y los cambios se suceden de una forma cada vez más veloz. La predicción del futuro se hace de esta forma cada vez más aleatoria, por lo que es necesario vivir en el aquí y el ahora. Intentar adelantarse al futuro o hacer predicciones del mismo es hoy más que nunca hacer de vidente, y cuanto a más largo plazo se hagan, más peligrosas se vuelven.

Los cambios además de ser rápidos, son inesperados e inespecíficos en la mayoría de las ocasiones, reduciendo el tiempo disponible para adaptarse a ellos, por lo que los datos y su tratamiento se convierten en activo de gran valor para tomar decisiones en el corto plazo.

   El tipo de problemas al que nos enfrentamos ya no es de solución única y cierta, sino compleja, es decir, no conocemos la solución ni la vía para alcanzarla, y además suelen ser problemas interrelacionados entre si, por lo que antes de acometer cualquier medida hay que verificar sus múltiples consecuencias en otros ámbitos, para evitar que sea peor la solución que el problema.

   Todo lo anterior conlleva a situaciones en las que las interpretaciones de una realidad pueden ser diametralmente opuestas y los datos pueden apuntar a ambas con la misma validez, lo que dificulta la toma de decisiones. Esto nos lleva a pensar que nuestra visión de la realidad es muy limitada lo que dificulta enormemente la acción.

     Los profesionales del Siglo XX estaban habituados a sistemas productivos que nadaban en una cierta certidumbre y las organizaciones podían orientarse únicamente al crecimiento como vía de diferenciación, más era mejor, y así los profesionales de igual forma también seguían esa norma, más formación, más conocimiento tenía como consecuencia más capacidad, mas rentabilidad, más poder, pero lo que valía para ese mundo se quedó obsoleto en el escenario VUCA.

    Y entonces ¿Cuáles son los conocimientos y habilidades que precisan ofrecer los profesionales del siglo XXI?

   Pues vamos a hacer un breve resumen de cada una de ellas y las iremos ampliando en sucesivos post, guarda esta entrada en tus favoritos y te servirá de índice.

ADAPTABILIDAD

   La ultraespecialización es un riesgo en un mundo Vuca, donde algo imprescindible un día queda obsoleto al día siguiente, esto implica que el profesional debe estar en CONSTANTE FORMACIÓN y por lo tanto la mejor inversión posible es la inversión en formación, a ser posible multidisciplinar.

   El objetivo es ser un profesional multivalente, capaz de dar valor en diferentes ámbitos a su organización.

   Según esto el profesional debe tener formaciones troncales y otras más sencillas que le permitan tener conocimientos en múltiples áreas. Además, la formación diversificada es una de las variables que permiten el acceso a otra de las habilidades: la Creatividad.

LA CREACTIVIDAD

   Si, si, Creactividad, pues no vale solo con ser creativo, hay que ser activo, la creatividad sin acción no sirve de nada, por lo que el profesional ha de ser valiente en implementar aquellas soluciones creativas a los problemas que se le planteen de forma sistemática utilizando herramientas como el Design Thinking o la Metodologías Agile. Implementación, medición y ajuste en una rueda infinita de mejora continua. Para ello el pensamiento lateral y la creatividad beberán de los conocimientos variados y diversificados que he comentado con anterioridad.

   Descubre más sobre Creactividad.

LA PROACTIVIDAD

En el mundo VUCA se trabaja en equipos multidisciplinares, pero en la mayoría de las ocasiones están deslocalizados, el trabajo desde casa o independiente está a la orden del día, el mundo así, se convierte en la oficina, pero para que no se vea afectada la productividad, el profesional necesita hacerse responsable de ella, ya que no tendrá detrás a un jefe que le esté vigilando, así la responsabilidad y conciencia de la importancia de nuestro trabajo para el equipo será imprescindible, y con ella la capacidad de TOMAR DECISIONES. Sí, el profesional del Mundo VUCA se involucra, se arriesga y se responsabiliza de sus errores y sus aciertos al enfrentar problemas.

TRABAJO EN EQUIPO

     No podemos pretender ser capaces de resolver problemas complejos nosotros solos, en un mundo VUCA la fortaleza está en los equipos multidisciplinares y sucesivos, es decir el profesional del siglo XXI forma parte de varios equipos con una duración finita y en objetivos variables. Ser capaces de construir equipos en este entorno que sean efectivos será uno de los retos de sus lideres, cuya capacidad de liderazgo en ocasiones podrá ser asumida por otro miembro en virtud de la necesidad del equipo y su punto de desarrollo. 

GESTIÓN EMOCIONAL

No hay lugar para el ego en las organizaciones del mundo VUCA, las necesidades particulares deben dar paso a una Visión y Misión con Valor para los futuros clientes, y para dominar el ego no hay nada mejor que ayudarse de la Inteligencia Emocional, tanto en su versión Intrapersonal como en la versión Interpersonal, así la empatía permite una mejora de la comunicación al ayudarnos a centrarnos en los problemas y necesidades del otro en lugar de en las nuestras. 

   Esta forma de trabajar es si cabe, aún mas necesaria ahora en los departamentos de Recursos Humanos, Responsabilidad Social Corporativa y Sostenibilidad, haciendo cada vez mas generalizado el uso del Triple Balance. 

   Hablaremos de todos estos conceptos en post futuros, de momento, puedes ir revisando nuestro Diccionario Emocional para ir tomando conciencia de tus propias emociones, paso fundamental en la Inteligencia Emocional.

AUTOGESTIONABLE

   La responsabilidad no es suficiente, debemos ser capaces como profesionales de organizar nuestro propio trabajo, gestionar nuestro tiempo, manejar prioridades, y decidir las herramientas que necesitamos para desarrollar nuestro trabajo; y debemos comprender que es nuestra obligación el mantenernos al día con su aprendizaje, implementación y uso.

DIGITALIZACIÓN

   La velocidad a la que se desarrollan los acontecimientos en un mundo VUCA nos empuja al uso masivo de herramientas digitales capaces de gestionar enormes cantidades de datos que nos permitan adelantarnos a posibles acontecimientos que nos puedan afectar, es por ese motivo que aprender a manejar herramientas digitales de todo tipo así como el manejo de bases de datos y hojas de calculo serán habilidades y conocimientos muy demandados ya desde hoy.

    Herramientas como la Inteligencia Artificial, CRM, ORP, Power Business Inteligence, Excel son ya imprescindibles en tu curriculum. Hablaremos de algunas de ellas en el futuro.

   Además cada vez serán más demandadas habilidades como el conocimiento de lenguajes de programación, ya sea para el desarrollo de aplicaciones web, móviles o nativas.

COMUNICACIÓN

   En un mundo VUCA la interrelación se convierte en una de las constantes a nivel profesional, profesionales de diferentes áreas de conocimientos e incluso aquellos que antes eran competencia deben unirse en un nuevo concepto que ya se denomina COOMPETENCIA, así los equipos pueden ser totalmente inimaginados, diferentes razas, sexos, nacionalidades, religiones se reunirán para resolver retos puntuales y por este motivo, la comunicación se coloca de forma definitiva en esta lista, estamos hablando de Comunicación con mayúsculas, y de todo lo relacionado con ella, como son los idiomas (el inglés es ya un imprescindible), la habilidad para expresarse en público, la habilidad para crear e impartir webinarios, seminarios o talleres, y por supuesto y de especial interés, el manejo de redes sociales para generar redes de confianza a través del Networking profesional.

   No te dejes apabullar, muchas de estas habilidades ya las tienes, probablemente necesitarás mejorarlas o implementarlas, y espero que con mi ayuda, puedas avanzar de forma firme hacia ese propósito de ser un profesional de futuro.

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