Aproximación a la gestión del tiempo
Si tienes un caballo de batalla en tu vida como comercial es la gestión de tu tiempo, ese activo intangible de altísimo valor que dará la medida de tu productividad comercial.
Un día tiene 24 horas y como comercial debes encontrar la forma de organizar tu trabajo con el fin de maximizar tu productividad y reservar tiempo libre para poder dar espacio de expresión a tu vida personal, incluyendo por supuesto, tu descanso.
Generalmente la gestión del tiempo se centra en esas herramientas de gestión o metodologías que te pueden ayudar a poner las bases para lograr una buena optimización, pero esas herramientas generalmente olvidan un aspecto fundamental y es que cada comercial es un ser humano diferente y por ese motivo necesitarás conocer la mayor cantidad posible de ellas para amoldarlas a tu conveniencia según tu propio momento y situación.
Con esta entrada quiero intentar acercarte no solo la mayor cantidad posible de esas herramientas y de su forma de utilizarlas sino también una aproximación a como hacerlas tuyas para que logres maximizar tu potencial.
LA GESTIÓN DEL TIEMPO EMPIEZA DENTRO
1. El Equilibrio que debemos aspirar a ser
El ser humano atesora ocho dimensiones de vida, roles que necesita mantener más o menos equilibrados para poder aspirar a sentirse sano psicológica y físicamente, desequilibrarlas unas en detrimento de otras generalmente tiene consecuencias graves en nuestra salud física y mental.
Esas dimensiones son:
Dimensión Profesional: es la que generalmente tiene que ver con nuestro trabajo, suele ocuparnos más o menos una tercera parte de nuestro tiempo.
Dimensión Física: esta dimensión tiene que ver con nuestro cuerpo y como cuidamos de él, hay que tener en cuenta que solo tenemos un cuerpo para vivir nuestra vida y por lo tanto, necesitamos cuidar lo mejor posible de él a través de una alimentación saludable, ejercicio físico y el suficiente descanso.
Dimensión Social: esta dimensión tiene una gran importancia para el comercial y suele compaginarse con la dimensión profesional durante el horario laboral, aunque nuestro networking no debe restringirse a ese tiempo, mantener las amistades en otros ámbitos de nuestra vida nos ayudará a sociabilizar y tiene innumerables beneficios en todos los ámbitos de nuestra vida.
Dimensión Emocional: en este caso estamos ante una de las dimensiones más importantes para un comercial, aprender a evaluarse emocionalmente y trascender aquellas emociones que no te ayuden a lograr tus objetivos personales y profesionales será uno de los mejores aprendizajes que puede adquirir un comercial y sin duda, al adquirirlo, un profesional pasa de ser junior a senior.
Dimensión Intelectual: los comerciales son profesionales que precisan formarse de forma continua, por lo que atender a esta dimensión tiene que ver con promover tu autoformación, preferiblemente multidisciplinar y orientada no solo a satisfacer la inquietud y la curiosidad por adquirir nuevos conocimientos, sino también con el objetivo de ser cada vez más efectivo a la hora de atender a tus clientes.
Dimensión Económica: se decía antiguamente que los comerciales eran como mercenarios que solo se veían motivados por el dinero, quizá esta imagen del comercial excesivamente ambicioso ha sido una de las creencias que más daño ha hecho a esta maravillosa profesión; la ambición económica está muy bien y puede ayudarte a impulsar tus ventas, pero nunca olvides mantener un equilibrio.
Dimensión espiritual y ambiental: son otras dimensiones que, siendo vitales para un ser humano, pueden tener un impacto menor en la vida de un comercial aunque puede ayudar a atenderlas reservar espacios de tu tiempo para mantenerte en contacto con la naturaleza, meditar, hacer retiros, etc.
Recuerda, cada una de estas dimensiones necesita de un tiempo para poder desarrollarse y aparcar cualquiera de ellas para darle preferencia a otra de forma excesiva, suele acarrear consecuencias que a la larga acabarán pasándote factura.
2. Las Emociones como vía de comunicación:
La gestión emocional es vital para cualquier comercial, nuestro día a día es una montaña rusa de emociones en la que puedes pasar de tocar el cielo a desear que te trague el suelo en un minuto; saber identificar las propias emociones te permitirá mantener un estado de serenidad que es con el que mejor podrás encarar tu trabajo.
Ya he comentado en otras entradas que algunas emociones pueden darnos pistas de que las cosas no van bien, y es en ese momento cuando debemos preguntarnos cual es el origen de esa emoción y buscar una solución lo antes posible. Si en nuestro rol como profesionales sentimos estrés, esto nos indica al menos, que nuestra gestión del tiempo y capacidad de resolución de problemas está desenfocada.
Puedes encontrar más información sobre gestión emocional en mi Diccionario Emocional.
3. Los Valores como tu propia «Dirección Comercial»:
Nuestros valores son el volante con el que damos dirección a nuestras decisiones, ya sean estas conscientes o inconscientes, trabajar para saber cuáles son nuestros valores personales, los valores dentro de nuestro equipo y los valores organizacionales, es fundamental para poder tomar las decisiones que serán la base en la gestión de nuestro tiempo. En la actualidad la venta está girando hacia un modelo basado en valores, tanto propios como compartidos.
Puedes bucear un poco más sobre Venta basada en Valores en mi post: Venta por Valores y Customer centric.
En cualquier caso, si eres comercial profesional debes contar al menos con estos cuatro entre tus diez valores fundamentales y si no lo están, deberás trabajar para incorporarlos:
Responsabilidad: Ser responsable tiene que ver con ser protagonista de tu vida con tus decisiones, es escapar de las excusas para abrazar las consecuencias como vía para encontrar tu camino. Sin ser parte del problema, no puedes aspirar a ser parte de su solución.
Compromiso: Estar comprometido tiene que ver con una decisión fundamental que debes tomar, darlo todo siempre, aun cuando no te sientas del lado de la mayoría, confiando en que son otros los que puedan estar en lo cierto. Compromiso tiene que ver con esfuerzo y acción orientada a resultados.
Proactividad: Ser proactivo no es nombrar el problema o sus consecuencias, es buscar e incluso implementar soluciones. Es formarte, proponer, dar ejemplo y liderar desde la posición que ocupes. Ser proactivo tiene que ver con acciones más que con palabras.
Asertividad: Ser asertivo es defender tu posición en base a quién eres y que necesitas, tiene que ver con tus sueños y objetivos, tiene que ver con límites y con empatía, con negociación, pero desde una base inquebrantable de defensa de lo que sabes que es justo. Es bailar con el no, con la incertidumbre y con el miedo, para construir escaleras que te encumbren más allá de tus propios límites.
4. Los Objetivos, eso para lo que te levantas por la mañana
En nuestro trabajo como comerciales, debemos ejecutar los objetivos estratégicos de venta, en ellos está el propósito de nuestra compañía, generalmente nos llega en forma de números, aunque detrás de ellos debería existir siempre un beneficio no solamente económico, sino también social y medioambiental, ese propósito será el norte magnético que nos revelará el sentido de nuestras acciones comerciales.
Esos objetivos deberían ser congruentes con los objetivos que tú mismo te hayas propuesto y que juntos, sustentarán quién eres y te guiarán hacia quien quieres ser.
LA GESTIÓN DEL TIEMPO SE VE FUERA
Ya tenemos todas las herramientas internas que necesitamos para ponermos manos a la obra:
- Búsqueda del equilibrio en todos los ámbitos de nuestra vida.
- Gestión emocional que nos permita tomar conciencia de cómo estamos.
- Valores como la herramienta que nos marca la dirección hacia nuestro propósito.
- Objetivos que nos indican el sentido hacia donde necesitamos trabajar.
Ahora llega el momento de bucear en las herramientas de gestión de tu tiempo.
Las herramientas y metodologías de gestión del tiempo
Llega el momento que probablemente estabas esperando, ese momento “tangible” en el que aterrizar las tareas que te llegan a través de las múltiples vías y que necesitas gestionar de la forma más ágil posible.
- Guías para la toma de decisiones
- Vaciar las bandejas de entrada
- Crear una lista de tareas
- Calendarizar
- Los frenos
- Otras herramientas
- GUIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES
La gestión del tiempo va de tomar decisiones, va de poner tu atención a unas cosas en detrimento de otras, y decidir en base al valor de tu tiempo que acciones que necesitas tomar para alcanzar tus objetivos.
Los objetivos serán sin duda muy ambiciosos, si hablamos de números, las cifras de primeros de año suelen parecer inalcanzables, pero como decía aquel, “no puedes pretender comerte un elefante en un solo bocado” así que el primer paso es :
Trocear el objetivo
Quizá una de las primeras y más importantes decisiones que necesitas tomar es la de partir tus objetivos en partes más abordables, esas partes deber «cortarse» según aquellos pasos que sabes que inevitablemente va a hacerte lograr tu objetivo, para ayudarte a saber por donde «cortar» cuentas con la famosa
La ley de Pareto
Esta es una de las metodologías más usadas también llamada Ley del 80/20, esta ley muy conocida en el mundo del management te aplica directamente como comercial y dice que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus acciones.
Siento decirte que la clasificación de tus clientes es un paso vital en tu ejecución comercial, no todos los clientes necesitan ser atendidos de la misma forma, y posiblemente por ahí que se te está yendo ya el 80% de tus esfuerzos (y de tu tiempo).
Con esta sencilla acción (saber que clientes son los que te ofrecen ese 80% de resultados con solo el 20% de tu atención) puedes provocar un incremento enorme en tu productividad y liberar enormemente tu agenda.
No olvides nunca que es mucho más fácil vender más a quién ya vendes que generar un nuevo cliente.
La ley de Pareto no es la única metodología para ayudarte a generar esos objetivos intermedios, puedes usar también tendencias en tus mercados, noticias sobre innovación, comentarios de los Top Voice en tu sector, proyectos a corto, medio y largo plazo de tus clientes, etc.
Es aquí donde la información te puede ayudar más, y quizá la IA pueda aportarte más valor en tu trabajo, permitiéndote estar más fácilmente al día de tendencias, noticias y novedades de tus clientes
Lo necesito para ayer: La esclavitud de la urgencia
Uno de los mayores peligros que acechan a tu productividad como comercial es el de trabajar sobre la urgencia, y para eso ya hace mucho tiempo que Dwight D Eisenhower puso de moda su famosa matriz para tomar conciencia de la forma en como nos afecta no saber distinguir lo importante de lo urgente.
Cuando caemos en la gestión por urgencias, ponemos nuestra prioridad en gestionar aquellas tareas que sabemos que son urgentes, ese adjetivo está grabado a fuego en el ADN del comercial que cree que su valor está en la resolución inmediata de las urgencias de sus clientes, sin pararse a pensar si las mismas le están acercando o alejando de sus objetivos.
Nuestros valores y nuestros objetivos deben marcarnos la dirección y el sentido de nuestras acciones, eso quiere decir que con ellos debemos saber discernir cuales de esas tareas son importantes y cuales son solo urgentes.
Las tareas ni urgentes ni importantes deben ser directamente desechadas ya que son la puerta de entrada a la procrastinación.
Aquellas que son urgentes pero no importantes, deben ser delegadas.
Evidentemente debemos centrar nuestro trabajo en aquellas importantes, y dentro de ellas priorizar las urgentes con el objetivo de atenderlas todas para después, de forma ya sistemática ir atendiendo el resto hasta acometerlas todas.
Un profesional altamente cualificado, nunca trabaja en lo urgente, generalmente se centra en lo importante, porque sabe que así evita que algo importante acabe en la casilla de lo urgente, (es ahí donde se pierden o ganan los clientes ).
Echa un vistazo al famoso cuadro sobre la toma de decisiones de la gestión del día a día basado en la Matriz de Eisenhower.
2. VACIAR LAS BANDEJAS DE ENTRADA
Si te encuentras en una gestión por urgencias, que es la más común en el mundo comercial, lo que más te va a limitar para empezar a gestionar tu tiempo es el caos en el que te has metido. A ver si te suena de algo:
- Centenares de correos en tu bandeja de entrada.
- Montones de papeles en tu escritorio.
- Cajones del despacho desordenados.
- Tickets de gastos en los bolsillos de tu chaqueta, en el coche, en tu cartera o bolso, en la funda de tu móvil.
- Sustos durante tu tiempo libre al acordarte de algo urgente que olvidaste gestionar.
- Calendario sin utilizar y lista de tareas vacías.
- Mensajes en tus redes sin contestar, Linkedin, Whatsapp, Correo personal.
- Gestiones personales sin ejecutar, como pago de multas, tributos penalizados, cargos bancarios excesivos, etc.
- Falta de sueño, exceso de café y/o tabaco, mal humor, sobrepeso.
Ante este panorama, lo que suele ocurrir es que te abruma tomar el control de la situación y lo que te pide el cuerpo es abandonar antes de empezar, aunque la solución ya la hemos visto antes:
Trocear el objetivo.
Vamos a por ello:
1ª Tarea a realizar – Apuntar en un papel todas las bandejas de entrada que estas usando.
Una bandeja de entrada es todo aquel lugar al que te entran tareas por atender, te pongo algunos ejemplos, quizá algunos te llamen la atención:
- Bandejas de correo de todas tus cuentas de email tanto personales como profesionales.
- Mensajería de redes sociales.
- Vaciabolsillos de tu casa y/o trabajo.
- Memoria.
- Bolsillos de tu ropa.
- Teléfonos móviles.
- Correo ordinario.
- Otras bandejas como los bolsillos y cajones de tu coche, de tu despacho, del aparador de la entrada de tu casa.
- Bandejas del trabajo.
- Agenda, listas de tareas y aplicaciones de toma de notas en móviles y/o tablets.
- Aplicaciones de equipo como Teams.
- Post-it
2ª Tarea a realizar
De cada una de esas bandejas pasa a papel todas las tareas que tengas pendientes y haz un montón con todo ello, o bien haz un listado de todas ellas en formato digital, lo importante es tenerlo todo en un único lugar. Es hora de empezar a tomar decisiones elije solo entre 5 y 10 bandejas de entrada, cuantas menos mejor, y cierra el resto. Comunícalo a tu entorno para que empiecen a utilizar solo aquellas que has decidido atender.
Ejecutar la regla de los dos minutos
Si, ya sé que aún no hemos hablado de como acometer esa enorme lista de cosas por hacer que ahora tienes pendiente, para poder hacerte con ella debes aprender a manejar dos nuevas herramientas:
- La lista de tareas
- El calendario
Cada una de esas tareas que tienes entre manos debe pasar ahora un filtro:
- En un primer paso el filtrado debe ser rápido y tiene que ver con el cuarto cuadrante: Descubrir cuales de esas tareas no son ni urgentes ni importantes. ¿Qué debes hacer con ellas? Echarlas a una papelera, si, olvídate de ellas, enloquece y empieza a acostumbrarte a tomar decisiones rápido. Si no es ni urgente ni importante, deshazte de ello ahora, sin miedo.
Tras ese primer filtro probablemente te hayas quitado entre un 40 y un 60% de tus tareas, propaganda, citas vencidas, papeles obsoletos, spam, etc.
- Llega el momento de un segundo paso; a las que te hayan quedado pendientes: las urgentes pero no importantes, aquellas que puedes delegar, dale un repaso y delega, recuerda, delegar no significa olvidarte de ellas, significa traspasar la tarea con todos los datos necesarios y una fecha de seguimiento y otra de ejecución. Recuerda que si puedes delegar significa que eres el responsable, pero para ti no es importante. Con estos dos filtros seguramente te habras podido quitar ya cerca de un 80% según la Ley de Pareto.
Después de este segundo paso tu lista se ha debido reducir de forma muy muy importante, llega el momento clave:
- El tercer paso es suma importancia, debes tomar una decisión con cada tarea, todas ellas son importantes, algunas serán además urgentes y otras no, por tanto, todas te tocará gestionarlas según este orden según su grado de urgencia.
§ Paso 1 – EJECUTAR: Decide si la puedes abordar en menos de dos minutos, si es así, hazla en ese mismo momento.
§ Paso 2 – INDEXAR : Si te va a llevar entre 2 y 10 minutos, trasládala a tu Lista de tareas pendientes. Pon prioridad alta a las más urgentes. Hablaremos de Listas de tareas más adelante.
§ Paso 3 – CALENDARIZAR : Tras el paso 2 lo que te queda pendiente serán las grandes tareas, necesitas más tiempo de 10 minutos para terminarlas, debes ponderar más o menos cuanto tiempo, y debes calendarizarla también en función de su urgencia.
Haz estos tres pasos con ese resto de tareas pendientes hasta que termines y repítelo tres veces al día, por la mañana a primera hora, a medio día y por la tarde, el resto del tiempo, dedícalo a ejecutar y no a mirar lo que entra en tus bandejas, avanza con tu trabajo y mantén tus bandejas de entrada siempre vacías.
3. CALENDARIZAR, USANDO CALENDARIOS TRANSFORMABLES
Ya has visto como se llena un calendario y una lista de tareas.
Centrémonos ahora en los calendarios y listas de tareas de nueva generación, los calendarios tradicionales ya sean analógicos o digitales, constan de una vista mensual, semanal e incluso diaria donde podremos calendarizar en horquillas de tiempo, pero en la actualidad hay calendarios y listas de tareas digitales que son transformables y tienen enormes ventajas respecto a los tradicionales porque:
- Son multiplataforma, los puedes usar en tu móvil, en tu tablet, pc e incluso reloj digital, es decir, lo puedes llevar siempre contigo.
- Son sincronizables, es decir cuando en uno de los dispositivos tomas acción automáticamente se ve reflejada en el resto de dispositivos. No se pierden y siempre están actualizados.
- Permiten el uso de etiquetas, es decir puedes etiquetar tus tareas en función de tus necesidades, para poder después filtrar según esa etiqueta, que además puede tener código de color e incluso guardar bajo contraseña.
- Permite el uso de la voz, para guardar tareas sencillamente dictándolas.
- Permite el envío de la tarea, es decir facilita su delegación, así como su seguimiento y feedback.
- Son fácilmente localizables mediante el buscador y pueden archivarse una vez ejecutadas por si hay que usarlas más adelante.
- Pueden visualizarse según una organización Kanban para una mejor toma de decisiones, muy útil cuando se acumulan muchas.
- Permiten marcar tareas como privadas y usar los calendarios compartidos para convocar reuniones en función de la disponibilidad de los asistentes.
4. LADRONES DEL TIEMPO
Cuando eres capaz de avanzar en esta metodología de gestión del tiempo tu vida cambia, te sientes repleto de energía, sientes que estás en control y avanzando de forma real hacia tus objetivos, pero hay una serie de circunstancias que te pueden hacer descarrilar, probablemente no será de un día para otro, pero sin duda estarán presentes y provocarán problemas, así que lo mejor es conocerlos de antemano para poder identificarlos y actuar en consecuencia.
- El primer ladrón de tiempo es el exceso de bandejas de entrada, recuerda tu elección e intenta por todos los medios mantenerte ahí e incluso reducir la lista lo máximo posible.
- El segundo es la multitarea, está demostrado que la multitarea reduce la productividad y aumenta la tasa de errores. Focaliza.
- El tercero es la mala toma de decisiones, lo importante acaba siendo además urgente ante una falta de atención adecuada.
- El cuarto es la procrastinación, retrasar aquellas tareas que sabes que necesitas ejecutar por otras que te son más agradables.
- El quinto son los hábitos negativos que provienen de la falta de equilibrio entre tus diferentes dimensiones como persona.
- BIBLIOGRAFÍA
Si quieres profundizar en este tema, te sugiero algunos de los títulos que he utilizado para realizar esta guía resumen de Gestión del Tiempo, pincha para comprar tu copia en Amazon, son enlaces de afiliado con los que cobraré una pequeña comisión que me ayudará a seguir compartiendo contenido de calidad para ti.
–Se más eficaz de David Allen
–Céntrate de Cal Newport
–Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva
de Stephen R Covey
–Como gestionar tu tiempo de Harvard Business Review
–El principio 80/20 de Richard Koch
–Bese ese sapo de Bryan Tracy
–4000 semanas, gestión del tiempo para mortales
de Oliver Burkeman
6. OTRAS HERRAMIENTAS
Existen otras herramientas que debes conocer y que iremos desarrollando en futuros post como son:
- Blog de Notas.
- Second Brain.
- Técnica del Pomodoro.
- Uso de Listas.
- Sketching
- Gestores de contraseñas.
- Bullet Journal
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